Jak w bezpieczny sposób zarządzać procesem prospectingu B2B?

Kampania prospectingowa jest jedną z bardzo skutecznych metod wsparcia procesu pozyskiwania leadów w sektorze B2B. Wymaga jednak wcześniejszego przygotowania i ustalenia pewnych założeń w zespole sprzedaży. Wybór właściwego narzędzia marketing automation pozwala na zaplanowanie i przeprowadzenie tego procesu skutecznie i zgodnie z prawem.

Pracując zdalnie odbywamy spotkanie za spotkaniem, rozmawiamy, uczestniczymy w webinarach i konferencjach online. Obracamy się w cyfrowym świecie, w którym zagrożone są cele sprzedaży. Zaciekawił mnie ostatnio raport „Hybrydowy handlowiec 2021”, w którym ponad 37% badanych wskazało, że ważne jest prowadzenie aktywności sprzedażowej w Internecie. Mowa tutaj o działaniach contentowych, stale narastającej presji na sprzedaż i wykorzystaniu coraz większej liczby narzędzi w codziennej pracy.

Dlatego w styczniu zorganizowaliśmy webinar, podczas którego poruszyliśmy potrzebną kwestię wykorzystywania niestandardowych metod na pozyskiwanie danych kontaktowych do potencjalnych klientów. Odbiór był bardzo pozytywny, natomiast rodziło się wiele pytań dotyczących zgodności tych procesów z RODO.
W tym celu odbył się kolejny webinar – naszym gościem był dr Tomasz Ciupka, Radca prawny, który w bardzo przystępny sposób odpowiedział na wszystkie pytania dotyczące procesu prospectingu.

Jak zaprojektować proces sprzedaży, by handlowcy otrzymywali skwalifikowane leady?

Zacznijmy od zarządzania górną częścią lejka, czyli pozyskiwania nowych klientów. W sektorze B2B dążymy do tego, żeby handlowcy nie wykonywali zimnych telefonów. Warto więc przygotować strategię sprzedaży w taki sposób, by zespół otrzymał kontakty, które wstępnie zapoznały się już z ofertą firmy, realizowanymi usługami i wyraziły zgodę na rozmowę. To, co dzieje się na etapie bieżących rozmów z klientem zostanie zarejestrowane przez CRM.

W jaki sposób możemy pozyskiwać wartościowe leady?

„Kupmy bazę” – są to najczęściej wypowiadane przez klientów słowa. Jest to najprostsze rozwiązanie zaraz po uruchomieniu formularzy kontaktowych na stronie www. Warto jednak doprecyzować:

• Kto ma być moim klientem?
• Jakie cechy ma mój idealny klient?
• Z kim będę rozmawiał w firmie z mojego targetu?

Segmentacja klientów jest istotna pod kątem mierzenia konwersji oraz kaloryczności kontaktów. Należy też określić, kto nie powinien być moim klientem? Pochylanie się nad takimi osobami generuje niską marżę, jest bardziej czasochłonne w kwestii zamykania procesu sprzedaży. Jak wykluczyć niewiarygodne firmy z etapu prospectingu? – te, których reputacja finansowa przynosi wątpliwości, czy taki klient może z nami pracować, gdyż może nie zapłacić za nasze usługi.

Poznaj 4 sposoby generowania leadów – zimnych kontaktów

1. Od naszych klientów słyszymy, że potrzebują gotową bazę – a my odpowiadamy „Zasoby DMSales”! W Centrum danych mamy możliwość podłączenia różnego rodzaju źródeł do pozyskiwania leadów. Dysponujemy dużą bazą, która zawiera prawie 5 mln adresów mailowych B2B oraz B2C. Pozwala na dowolne filtrowanie pozyskanych rekordów.
2. Strona www – skrypt identyfikuje wejścia na Twoją stronę i systematycznie raportuje, które osoby zainteresowały się usługą. Skrypt możesz podpiąć bezpośrednio do podstrony z cennikiem, by być przekonanym, że klient myśli o zakupie.
3. Linkedin Pages – identyfikacja interakcji (polecenia, komentarze), w jakie wchodzą osoby odwiedzające Twoje konto firmowe na LinkedIn’ie.
4. Asystent LeadIn – pozwala wygenerować kontakty mailowe do osób, które są w Twoim targecie i przekuć je na sprzedaż. W tym celu wystarczy tylko podpiąć pod platformę swoje konto na LinkedIn.

W Centrum relacji możesz bardzo precyzyjnie pogrupować pozyskane kontakty i je zidentyfikować np. jako wizyta na stronie, komentarze, polubienia na LinkedIn, otwarcia maili prospectingowych, kliknięcia w link.

Ale, czy na pewno robimy to zgodnie z prawem?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami podstawą pozyskiwania danych dla celów marketingowych jest uzyskanie jasnej i wyraźnej zgody osób, których dane te dotyczą. RODO nakłada na podmioty przechowujące i przetwarzające dane osobowe szereg obowiązków, jednocześnie przyznaje osobom fizycznym szeroki katalog uprawnień związanych z ochroną ich danych osobowych. Jak dostosować działania prospectingowe, pozyskiwanie i przetrzymywanie danych oraz wykorzystywanie ich do kampanii tak, aby proces był bezpieczny prawnie, ale też efektywny sprzedażowo?

Pozyskaliśmy adres mailowy lub nr telefonu do dyrektora HR pewnej firmy z Internetu – czy możemy go wykorzystać?

W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy osoba, która udostępniała ten kontakt w Internecie zrobiła to po to, żebyśmy mogli skontaktować się z nią w celu nawiązania rozmowy lub przedstawienia oferty? Zakładamy, że chcemy napisać do tej osoby, gdyż jest przedstawicielem danej firmy, dlatego w takim przypadku nie musimy posiadać zgody na możliwość nawiązania kontaktu.

Czy ten adres mailowy mogę samodzielnie pozyskać i dołączyć go do swojej bazy?

W tej sytuacji istnieje szereg obowiązków do wypełnienia, ponieważ stajemy się administratorem bazy danych. Jeśli zaimportujemy adres e-mail ze strony www, czy profilu publicznego na LinkedInie, możemy taką bazę stworzyć ale konieczne jest przygotowanie oświadczenia informującego o tym, że:

• weszliśmy w posiadanie Pana/Pani adresu mailowego z danego źródła,
• jesteśmy obecnie administratorem tych danych,
• będziemy wykorzystywać je w konkretnych celach.

Warto w tym miejscu zastanowić się nad tym, w jaki sposób będziemy te dane przetwarzać? Jeśli do tego celu będziemy wykorzystywać narzędzie do automatycznej wysyłki kampanii marketingowej (e-mail, sms, bądź nagranie głosowe) i wysyłać bezpośrednio ofertę, to wtedy wchodzimy na grunt regulacji z prawa telekomunikacyjnego, który wymaga wyraźnej zgody do prowadzenia takich działań.

Czy proszenie o adres mailowy w formularzu kontaktowym, zapraszającym na webinar wymaga zgody?

Nie wymaga, gdyż jest to nasza dobrowolna decyzja, natomiast zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

Popularne hasło „kupmy bazę” – jakie może nieść konsekwencje prawne?

Nie zalecamy kupowania baz, ponieważ stając się administratorem danych ponosimy za nie pełną odpowiedzialność i bierzemy na swoje barki realizację wszystkich obowiązków informacyjnych wraz ze wskazaniem, kiedy dane zostały pozyskane, z jakich konkretnie źródeł i jaka była treść zgody. Dodatkowo, na podstawie art. 14 RODO dochodzi konieczność poinformowania wszystkich osób z tej bazy o tym, że staliśmy się administratorem danych osobowych. Prawdopodobne jest to, że wiele osób nie wyrazi zgody na przetwarzanie swoich danych.

Czy możemy zlecić agencji zewnętrznej, która posiada bazę kontaktów realizację kampanii marketingowej?

Oczywiście, ale my odpowiadamy jedynie za treść contentu. Odpowiedzialność za bazę ponosi agencja zewnętrzna.

Jak zabezpieczyć pozyskane dane?

To na administratorze danych osobowych spoczywa obowiązek samodzielnego określenia i podjęcia decyzji, jakie środki zabezpieczenia przetwarzanych danych powinien wdrożyć, by zapewnić zgodność przetwarzania danych z wymogami RODO.
Ważnymi elementami bezpieczeństwa są:

1. Rozwiązania techniczne systemów przetwarzających dane, w tym możliwość szyfrowania danych osobowych (szyfrowanie dysków twardych w stacjach roboczych, szyfrowanie poczty elektronicznej, VPN).
2. Zdolność do ciągłego zapewniania poufności, integralności oraz dostępności systemów i usług przetwarzania oraz ich odporność na możliwe zagrożenia (zróżnicowane poziomy uprawnień, haszowanie haseł, protokół SSL, antywirus, firewall).
3. Zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego (kopie zapasowe i testowanie ich przydatności, zabezpieczenia serwerowni).
4. Regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych, mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania (regularne audyty zgodności stanu faktycznego z procedurami i politykami, przeprowadzenie testów penetracyjnych, sprawdzających środki techniczne).

Czy cold calling – popularna technika nawiązywania pierwszego kontaktu – jest bardzo ryzykowna? Ale czy jest dozwolona?

Na powyższe i inne pytania dot. realizacji kampanii prospectingowych w bardzo przystępny sposób odpowiada dr Tomasz Ciupka w poniższym wideo.

Jeśli ten temat Cię zainteresował i szukasz odpowiedniego narzędzia do kampanii marketingowo – sprzedażowych – wypróbuj DMSales.

Testuj bezpłatnie

Jeśli chcesz porozmawiać na temat zarządzania procesem sprzedaży – umów bezpłatną konsultację z naszym specjalistą.

Konsultacja
Wybierz dogodny dla siebie termin, podaj imię oraz adres mailowy, następnie wybierz, jaką formę rozmowy preferujesz – telefoniczną lub online i potwierdź spotkanie. Na podany adres mailowy zostanie wysłana informacja nt umówionej rozmowy.