Jak dbać o higienę bazy?

W e-mail marketingu dużo nie znaczy wcale lepiej. Posiadanie bazy zawierającej 10000 adresów, które nie zostały zweryfikowane jest dużo gorsze i przynosi mniejszą skuteczność podczas wysyłek, niż baza 3000 starannie wyselekcjonowanych maili. Higiena bazy to podstawa działania w tej branży, ale niestety zapomina o niej bardzo duża ilość osób zajmujących się wysyłką e-maili.

Higiena bazy email marketing

Higiena bazy e-mailingowej jest tematem, który pozostawiany jest samemu sobie. Klienci często są zaskoczeni, że może ona stanowić jakiś problem. Dla wielu nich liczy się jedynie ilość rekordów, bo wtedy mailing wysyłany jest do większej ilości osób. Niestety, ciężko wytłumaczyć im czym są martwe adresy lub dlaczego baza o mała baza o OR równym 50% jest dużo lepsza niż duża baza z OR wynoszącym 1%.

Bazy pozostawione samym sobie, bazy, którymi się nikt nie interesuje po prostu umierają. Tracą swoje właściwości i co najważniejsze tracą wartość. Nieaktualne dane przede wszystkim szkodą firmie. Nieaktualne i wybrakowane rekordy nie są tylko problemem estetycznym, ale przekładają się na realną szkodliwość. Rekordy takie między innymi:

• Zwiększają objętość bazy, ale nie powiększają jej jakości – w przypadku za usługi rozliczanych od ilości rekordów ponosimy koszty obecności nieaktywnych kontaktów, z których nigdy nie będzie zysku.

• Dają niewyraźny obraz sytuacji – przez nie analiza mailingów, czyli otwarć, kliknięć nie jest wiarygodna.

• Obniżają reputację firmy – przez to, że wiele adresów przekształca się w tak zwane spam traps, czyli pułapki na spamerów. Jeśli mailingi będą się pojawiać w nich zbyt często, to adres nadawcy po pewnym czasie zostanie uznany za spamerski.

• Próby pozyskania leadów są stratą czasu – jeśli handlowiec otrzyma takie adresy, w celu zwiększenia sprzedaży, to jego praca idzie tak naprawdę na marne.

Jak widać są to dość poważne szkody, które należy eliminować w szybki i dość sprawny sposób. Warto poświęcić zagadnieniu kilka godzin miesięcznie, a czasem i tygodniowo.

Najczęstsze błędy przydarzające się w bazach

Jest kilka elementów, które mają wpływ na zawartość baz. Należą do nich:

• wybrakowane rekordy lub niekompletne dane;
• nieaktualne dane, które wynikają np. ze zmiany miejsca pracy odbiorcy;
• zduplikowane rekordy;
• rekordy z błędami ortograficznymi i literówkami;
• rekordy posiadające błędnie wpisane dane – np. imię w miejscu adresu itp.

Jak poprawić jakość bazy?

Baza mailingowa powinna sprzedawać, sprawiać, że OR i CTR będą odpowiednio wysokie, co przełoży się na sprzedaż. Baza po prostu musi na siebie zarabiać. Aby do tego doszło wykonaj kilka ważnych kroków, które pozostawią w niej „sprawdzone” adresy.

• nie zmuszaj klientów, by z tobą pozostali – według przepisów polskiego prawa, każdy subskrybent powinien móc w łatwy sposób usunąć swoje dane z bazy mailingowej. Nie należy mu tego w żaden sposób utrudniać. Niestety, nadal wielu marketerów ukrywa linki do rezygnacji lub komplikuje cały proces rezygnacji. Przez to w bazie nadal widnieją osoby, które nie są już zainteresowane wiadomościami. Kiedy nie mogą łatwo wypisać się z listy po prostu ustawią regułę, która przeniesie automatycznie wiadomości do kosza. Subskrybenci z biegiem czasu tracą zainteresowanie konkretnymi tematami i produktami lub zmieniają hobby. Jedyne co można zrobić w takiej sytuacji, to przyjąć ich decyzję o rezygnacji ze zrozumieniem. Oczywiście istnieją metody, które mogą pomóc w zatrzymaniu subskrybenta, ale nie zawsze muszą się one sprawdzić. Napiszemy o nich później.

• usuwaj martwe kontakty – część subskrybentów w ogóle nie otwiera maili lub nie klika w odnośniki w nich zawarte. Przeważnie jest to oznaką, że nie sprawdza poczty z danego adresu e-mailowego lub jego preferencje pocztowe ustawione są tak, żeby określone wiadomości w ogóle nie docierały do jego skrzynki odbiorczej. Pozostawianie w bazie takich adresów zupełnie mija się z celem, niepotrzebnie zwiększa rozmiar i koszty związane z jej utrzymaniem. Usuwanie martwych adresów zmniejsza koszt działań marketingowych bez wpływu na dochód generowany przez wysyłkę.

• pytaj ponownie o potwierdzenie subskrybcji – jedni uważają, że to zbędna praca, a inni, że to świetne rozwiązanie mające wpływ na wysoką jakość bazy i nie mają wpływu na spadek dochodu, który generuje. Faktem jest to, że odpowiednio przygotowana kampania potwierdzająca subskrypcje powinna zostać przeprowadzona średnio raz na pół roku.

To tylko trzy kroki, ale ich regularne przestrzeganie ma ogromny wpływ na otwieralność i klikalność maili reklamowych.

Jak przygotować kampanię z subskrypcją?

Jeśli zdecydujesz się raz na kilka miesięcy przygotować taką kreację mailingową musisz przestrzegać kilku zasad:

• w wysyłce pomiń aktywnych subskrybentów – nie ma potrzeby pytać ich o chęć pozostania w bazie, jeśli statystyki otwieralności, które generują są wysokie, a ich aktywność jest zadowalająca,
• pomyśl co może zachęcić subskrybentów do pozostania w bazie – musisz sprawdzić, co sprawdzi się w przypadku danej grupy docelowej. Czasami to promocja, ebook, jakiś bonus. Pamiętaj, że obiecanej obietnicy należy dotrzymać. Jeśli coś obiecujesz czytelnikom wiadomości – daj im to,
• uszanuj decyzję subskrybenta – jeśli zdecyduje wypisać się z listy, to po prostu mu na to pozwól,
• informuj, że istnieje możliwość ponownego zapisania się do bazy w przyszłości – umieścić rzucającą się w oczy informację, w jaki sposób subskrybent może z powrotem dołączyć do bazy.

Narzędzie pomocne przy utrzymywaniu higieny bazy

Wysyłając maile reklamowe, warto korzystać z rozwiązań dedykowanych, które pozwalają na tworzenie profesjonalnych kreacji, także tych responsywnych, a przy okazji umożliwiają analizowanie danych, zarządzanie kontaktami itp. gdy wszystkie elementy znajdują się w jednej aplikacji umożliwia to łatwe tworzenie odpowiednich kampanii, posiadających wysokie współczynniki otwieralności i klikalności. Poza tym w łatwy sposób przy pomocy CRM można posegmentować odbiorców i dopasować do nich wysyłane kreacje.

Potrzebujesz pomocy?

Powyżej przestawiliśmy najważniejsze działania, które pozwalają utrzymać wysoką jakość bazy kontaktów mailingowych. Musisz pogodzić się z tym, że stare adresy usuwasz, a na ich miejsce pojawiają się nowe, to naturalna kolej rzeczy.

Jeśli nie wiesz jak sprawdzić swoją bazę, albo wydaje Ci się, że Twoje statystyki otwieralności są zbyt niskie, to odwiedź https://www.sprawdz-baze.pl. Nasi specjaliści pomogą Ci osiągnąć zamierzone cele.