Czym jest skuteczny prospecting w sprzedaży b2b i jak zmienił się w 2025 roku?

Skuteczny prospecting w sprzedaży B2B w 2025 roku to nie tylko cold mailing czy cold calling, czy nawet same czynności social sellingowe. To przede wszystkim proces oparty na informacjach, automatyzacji i personalizacji komunikacji wykorzystującej różne media kontaktu, w tym business networking. W świecie, gdzie klienci codziennie otrzymują dziesiątki wiadomości, liczy się precyzja, dobry moment i kontekst. Dlatego nowoczesne zespoły handlowe sięgają po narzędzia pozyskiwania klientów takie jak DMSales.com , które umożliwiają samodzielne generowanie leadów na podstawie sygnałów zakupowych, danych firmograficznych oraz aktywności użytkowników. W tym poradniku poznasz filary skutecznej strategii procesu poszukiwania klientów na 2025 rok i dowiesz się jaką rolę odgrywają obecni klienci. Dowiesz się m.in.: jak definiować profil idealnego klienta (ICP), jakie wybrać kanały do nowoczesnego prospectingu, w jaki sposób automatyzować follow-upy i personalizować wiadomości, jak analizować efektywność kampanii. Ten przewodnik to kompletna mapa działania, wspiarająca proces sprzedaży związany z prospectingiem– od strategii, aż po gotowe praktyki zaplanować działania marketingowe oraz sam proces pozyskiwania klientów. Zaczynamy!

Co zawiera skuteczna strategia pozyskiwania klientów?

Skuteczna strategia prospectingu to znacznie więcej niż jednorazowa kampania mailingowa, czy zestaw zimnych wiadomości na Linkedin. To przemyślany, złożony proces generowania potencjalnych klientów, w którym każdy element – od prowadzenia market research, doboru kontaktów, mediów, treść wiadomości, po techniczne przygotowanie – pracuje razem, tworząc spójny i skuteczny system pozyskiwania nowych klientów.

Pierwszym i absolutnie kluczowym krokiem w budowie takiej strategii pozyskania klienta jest zdefiniowanie profilu idealnego klienta (ICP – Ideal Customer Profile). Nie chodzi tu jedynie o określenie, że chcemy dotrzeć np. do firm IT z Polski. Skuteczny ICP to szczegółowy opis firm, które nie tylko pasują do naszej oferty, ale również mają realny potencjał zakupowy.

Tworząc profil idealnego klienta w prospectingu, analizujemy przede wszystkim dane firmograficzne – czyli cechy organizacyjne firm, takie jak branża, wielkość zatrudnienia, obroty, lokalizacja geograficzna, model biznesowy (B2B/B2C), a także używane technologie (np. systemy CRM, CMS, ERP, platformy e-commerce). Dzięki temu jesteśmy w stanie zawęzić target do firm, które rzeczywiście mogą odnieść korzyść z naszej oferty, a nie tylko do tych, które „teoretycznie” się kwalifikują.

Oprócz danych statycznych, niezbędne jest wychwycenie sygnałów zakupowych, czyli zdarzeń i zachowań, które mogą świadczyć o tym, że firma właśnie teraz znajduje się w momencie, w którym potrzebuje nowego rozwiązania. Może to być informacja o rekrutacji na nowe stanowiska (np. kierownika ds. transformacji cyfrowej), publikacja w mediach o ekspansji firmy, pozyskaniu finansowania, nowym oddziale, czy wdrażaniu nowych produktów lub usług. To sygnały, że firma zmienia się, rośnie lub napotyka nowe wyzwania – a więc może potrzebować pomocy z zewnątrz.

Jeszcze bardziej precyzyjnym wskaźnikiem są intencje zakupowe – czyli konkretne zachowania użytkowników, które wskazują na to, że szukają rozwiązania podobnego do naszego. Przykładowo: odwiedzają naszą stronę internetową, czytają artykuły blogowe, pobierają e-booki, zapisują się na webinary lub klikają reklamy. Takie dane można pozyskiwać z narzędzi do śledzenia zachowań użytkowników na stronie, analityki marketingowej, a także platform do monitorowania aktywności firm w sieci. Im bardziej klient wykazuje intencję działania, tym większa szansa na skuteczny kontakt, np. poprzez cold calling, business networking czy social selling.

Dopiero mając tak precyzyjnie określony target, można przejść do budowania samej kampanii prospectingowej. Na tym etapie kluczowe są trzy filary: jakość bazy kontaktów, wartość komunikacji i odpowiednia konfiguracja techniczna systemu.

Baza potencjalnych klientów powinna być ściśle dopasowana do zdefiniowanego ICP, z weryfikacją adresów e-mail, nazwisk decydentów i aktualnych danych firmowych. Dane potencjalnych klientów, można pozyskiwać z CRM, platform typu LinkedIn Sales Navigator, DMSales, a także specjalistycznych baz danych, umożliwiających łączenie danych np. z wykorzystaniem funkcji – Centrum Danych – Marketingowe bazy danych – DMSales.

Sama komunikacja – zwłaszcza w przypadku prospectingu – musi być zwięzła, personalna i wartościowa. Kluczowe jest, by nie zaczynać od prezentowania siebie, ale od problemu klienta i realnej wartości, jaką możemy wnieść. Wiadomość powinna być zindywidualizowana, odnosić się do branży lub kontekstu firmy, a także zawierać jasne, nienachalne wezwanie do działania – np. propozycję krótkiej rozmowy.

Nie można zapominać o technicznym przygotowaniu procesu prospectingu. Np. Cold mailing wymaga poprawnej konfiguracji domeny, ustawień SPF, DKIM, DMARC, a także odpowiedniego „ocieplenia” adresów e-mail (tzw. warm-up), aby uniknąć problemów z dostarczalnością wiadomości. Dobre narzędzia mailingowe pozwalają tworzyć zautomatyzowane sekwencje, śledzić reakcje odbiorców (open rate, reply rate, bounce rate) i dynamicznie dostosowywać działania.

Zdobywanie potencjalnych klientów musi być realizowane z uwzględnieniem przepisów RODO i PKE. W przypadku kampanii B2B, cold mailing może być legalny – o ile wiadomość jest dopasowana do roli zawodowej odbiorcy, zawiera dane nadawcy i możliwość rezygnacji z kontaktu. Kluczowe jest unikanie masowej, anonimowej wysyłki – zamiast tego stosujemy precyzyjny kontakt oparty na rzeczywistej wartości i kontekście.

Na koniec – żadna kampania nie powinna działać „w ciemno”. Dlatego skuteczna strategia pozyskiwania nowych klientów zawsze obejmuje stały monitoring i optymalizację wyników. Analizujemy skuteczność poszczególnych treści, nagłówków, CTA i całych sekwencji. Testujemy różne podejścia, uczymy się na podstawie danych i nieustannie doskonalimy proces prospectingu.

Jak prowadzić poszukiwania potencjalnych klientów?

Skuteczne pozyskiwanie nowych klientów – to dziś coś znacznie więcej niż wysyłka setek wiadomości do przypadkowych firm. To precyzyjny proces, który łączy analizę danych, segmentację kontaktów, personalizację komunikacji oraz wykorzystanie nowoczesnych narzędzi pomagających zidentyfikować potencjalnych klientów w idealnym momencie.

Aby osiągnąć realne wyniki, proces poszukiwania klientów powinien obejmować:

Zdefiniowanie profilu idealnego klienta (ICP) – na podstawie danych firmograficznych, technologicznych, a także zachowań zakupowych i sygnałów z rynku.
Zbudowanie lub pozyskanie trafnych baz danych kontaktów, które wpisują się w wybrane segmenty odbiorców. ( o konkretnych strategiach możesz przeczytać w – Samodzielne budowanie listy do prospectingu – DMSales)
Monitoring sygnałów i intencji zakupowych, które wskazują, że firma może być w trybie decyzyjnym (np. zmiany kadrowe, nowe inwestycje, aktywność w sieci). (więcej można przeczytać w artykule pod adresem – Jak wykorzystać przesłanki i triggery zakupowe w prospectingu b2b? – DMSales)
Działania prospectingowe, wykorzystujące personalizację komunikacji – zarówno w cold mailingu, jak i kontaktach na LinkedIn, przez telefon czy inne kanały pozwalające na nawiązywania kontaktu
Automatyzację i sekwencje follow-up, które zwiększają szansę na odpowiedź i konwersję.
Ciągłą analizę skuteczności realizacji strategii pozyskiwania klientów – mierzenie wskaźników twz (prospecting metrics) – open rate, reply rate, pozytywnych odpowiedzi i ich jakości, komentarzy w mediach społecznościowych pozwalają lepiej odpowiedzieć na potrzeby klienta
Zgodność z przepisami RODO i PKE, czyli prowadzenie działań legalnych, etycznych i przejrzystych.

Aby pozyskanie klienta było skuteczne, warto podzielić bazę kontaktów na trzy segmenty, z których każdy wymaga innej strategii komunikacyjnej:

1. Lookalike – zidentyfikowanie potencjalnych klientów na podstawie podobieństw

Obecni klienci, są nieocenionym źródłem informacji. Analiza podjętych powodów podjęcia decyzji zakupowych pozwala zidentyfikować potencjalnych klientów , które mają zbliżoną strukturę, wielkość, branżę i technologie do tych, które już kupują Twoje produkty lub usługi. Dzięki analizie danych obecnych klientów możesz stworzyć wzorzec klienta premium i szukać jego odpowiedników – tzw. lookalike audience. To najskuteczniejszy sposób na rozszerzenie rynku bez ryzyka trafiania do przypadkowych firm, którzy nigdy nie będą zainteresowany oferta firma.

2. Lead porzucony – firmy, które kiedyś były zainteresowane, czyli recycling w lead generation

Ten segment to kontakty, które już kiedyś miały styczność z Twoją ofertą i byli zainteresowani ofertą firmy, ale z różnych powodów nie doszło do sprzedaży. Mogły to być pobrane materiały, niedokończone rozmowy, brak budżetu lub po prostu „zły moment”. Teraz możesz wrócić do tych firm z nową wartością, aktualnym kontekstem lub innym kątem rozmowy i zweryfikować potrzeby klienta.

3. Pozyskiwanie leadów z wyraźnymi sygnałami lub intencjami zakupowymi

To firmy, które jeszcze nie znają Twojej marki, ale ich zachowania w sieci wskazują, że szukają rozwiązania podobnego do Twojego. Może to być wzmożona aktywność na LinkedIn, udział w wydarzeniach branżowych, rekrutacja specjalistów w danym obszarze czy wizyty na stronie lub pobranie treści edukacyjnych. To sygnały, że firma wchodzi w tryb decyzyjny – idealny moment, by się z nią skontaktować. Tak tworzysz skuteczny prospecting.

Dzięki segmentacji przedstawionej powyżej, proces poszukiwania klientów znacznie podniesie skuteczność, gdyż możesz nie tylko lepiej dopasować treść wiadomości, ale także personalizować komunikację, co jest niezwykle ważne w budowaniu relacji z klientami. Personalizacja to nie tylko użycie imienia odbiorcy w mailu, ale także dostarczanie wartościowych informacji, które są istotne dla konkretnej grupy docelowej. W ten sposób zwiększasz szansę na zainteresowanie ofertą i finalizację sprzedaży. Pamiętaj, że dobrze przemyślana segmentacja to inwestycja w długotrwałe relacje z klientami oraz wyższa skuteczność działań prospectingowych.

Buyer Persona 2.0 – personalizacja w dobie AI

W 2025 roku tworzenie buyer persony przestało być tylko marketingową formalnością – stało się kluczowym elementem skutecznego prospectingu. W erze sztucznej inteligencji, analityki behawioralnej i integracji danych z różnych źródeł (CRM, social media, aktywność e-mailowa), możliwe jest dynamiczne budowanie profili klientów, które nie tylko opisują, kim są nasi odbiorcy, ale też jak się zachowują i czego realnie potrzebują. Przez co pozyskiwanie potencjalnych klientów uzupełnia już prowadzone działania marketingowe.

Zamiast ogólnikowych opisów typu „dyrektor marketingu w firmie średniej wielkości”, nowoczesna buyer persona zawiera konkretne dane:

Jakie treści konsumuje Twój odbiorca?
Czy częściej klika w e-maile czy reaguje na LinkedIn?
Kiedy podejmuje decyzje i z kim je konsultuje?

Dzięki informacjom na podstawie market research możesz tworzyć komunikaty, które trafiają w konkretny moment decyzyjny i odpowiadają na realne wyzwania odbiorcy. Buyer Persona 2.0 to fundament personalizacji, bez której nie zbudujesz skutecznej kampanii prospectingowej. Więcej o buyer personie możesz poczytać na blogu dmsales.com- Co to jest buyer persona i jak ją zbudować | DMSales

Wybór techniki kontaktu – LinkedIn, e-mail, telefon, wideo

Dawno minęły czasy, gdy handlowcy działali tylko przez e-mail lub telefon. Współczesny klient B2B korzysta z różnych kanałów komunikacji – a Twoja strategia prospectingowa musi to uwzględniać. Multikanałowość (omnichannel) stała się standardem, a nie dodatkiem.

Skuteczny handlowiec wie, który kanał działa na danym etapie procesu decyzyjnego:

LinkedIn sprawdza się w budowaniu pierwszego kontaktu i zaufania.
E-mail idealnie nadaje się do dostarczania wartościowych treści.
Wideo zwiększa responsywność i zapamiętywalność komunikacji.
Telefon to najskuteczniejsze narzędzie finalizujące kontakt – o ile jest poprzedzony wcześniejszym zaangażowaniem klienta.

Łączenie tych kanałów w spójnej sekwencji (np. LinkedIn → e-mail → follow-up → telefon) pozwala zwiększyć skuteczność działań nawet kilkukrotnie. Kluczowe jest nie tylko wybranie kanału, ale także odpowiednie dopasowanie treści i czasu kontaktu.

Prospecting na LinkedIn – dobre praktyki 2025

LinkedIn pozostaje najważniejszym kanałem prospectingowym w B2B – ale skuteczność działań zależy od tego, jak bardzo potrafisz się wyróżnić i nawiązać prawdziwy kontakt. W 2025 roku algorytmy LinkedIna nagradzają zaangażowanie, merytorykę i autentyczność, a nie nachalną sprzedaż.

Zanim wyślesz wiadomość, zadbaj o swój profil – to Twoja wizytówka. Zaktualizuj zdjęcie, nagłówek i opis, które jasno pokazują, jaką wartość możesz wnieść dla potencjalnych klientów. Zamiast od razu „pitchować”, zacznij od merytorycznego komentarza pod postem klienta lub jego firmy. Taki kontakt skraca dystans i buduje pozytywne pierwsze wrażenie.

Dopiero potem przejdź do wiadomości prywatnej – najlepiej z odniesieniem do konkretnego kontekstu (np. wspólny kontakt, aktywność, wydarzenie branżowe). Dobrą praktyką jest dodanie krótkiego wideo – np. 30-sekundowego nagrania powitalnego, które pokazuje ludzką twarz za komunikatem.

LinkedIn to dziś nie tylko platforma do kontaktu – to środowisko budowania zaufania i reputacji. Traktuj go jak część lejka sprzedażowego, nie jak tablicę ogłoszeń.

Cold mailing – skuteczne praktyki, które działają i wpływają na budowanie relacji

Cold mailing w 2025 roku działa – pod warunkiem, że jest dobrze zaprojektowany, spersonalizowany i wartościowy dla odbiorcy. Największym błędem jest wysyłanie tej samej wiadomości do tysięcy osób, bez kontekstu. W świecie przeładowanym komunikatami wygrywa ten, kto mówi językiem odbiorcy i odnosi się do jego rzeczywistych potrzeb.

Skuteczny cold mail powinien:

mieć krótki, angażujący temat (bez clickbaitu i słów typu „promocja”),
zawierać imię, nazwę firmy i kontekst (np. „niedawno publikowaliście raport o…”),
oferować wartość już w pierwszym zdaniu – insight, pomysł, link, wideo,
kończyć się jednym, konkretnym CTA – najlepiej pytaniem, które wymaga prostej odpowiedzi („Czy warto, abym podesłał przykład wdrożenia?”).

Coraz więcej firm korzysta z narzędzi do dodawania krótkich, personalizowanych wideo do wiadomości. Dzięki nim wskaźniki odpowiedzi rosną nawet o 30–50%. Pamiętaj też o follow-upach – najlepiej automatycznych, ale spersonalizowanych.

Cold calling – kiedy, jak i po co?

Wbrew pozorom, cold calling nie zniknął – ale zmieniła się jego rola i moment użycia. W 2025 roku telefon działa najlepiej jako uzupełnienie wcześniejszych kontaktów digitalowych – np. po wysłaniu e-maila, aktywności na LinkedIn czy kliknięciu w wideo.

Zimny telefon nie powinien być zaskoczeniem. Jeśli klient wcześniej miał styczność z Twoją firmą lub ofertą, rozmowa telefoniczna staje się naturalnym rozwinięciem relacji. Warto zadzwonić wtedy, gdy:

lead wykazuje aktywność (kliknięcie, otwarcie maila, wejście na stronę),
chcesz umówić demo lub zebrać konkretne potrzeby,
masz ograniczony czas na decyzję (np. deadline u klienta).

Rozmowa powinna zaczynać się od wartości, a nie sprzedaży. Odwołaj się do wcześniejszej aktywności: „Widziałem, że otworzył Pan nasz materiał o automatyzacji w HR – czy warto, żebyśmy pokazali przykład wdrożenia?”

Cold calling wciąż ma wysoką konwersję – pod warunkiem, że jest dobrze osadzony w procesie i zbudowany na danych.

Co automatyzować w procesie prospectingu?

Automatyzacja to jeden z najważniejszych trendów w prospectingu 2025 – ale trzeba ją stosować z głową. Nie chodzi o wysyłanie tysięcy wiadomości jednym kliknięciem, lecz o inteligentne skalowanie działań, które wymagają powtarzalności.

Automatyzuj:

sekwencje e-maili i follow-upów (z personalizacją!),
rozsyłanie wideo-intro na etapie pierwszego kontaktu,
scoring leadów – dzięki temu wiesz, który kontakt jest „ciepły”,
przypomnienia dla handlowców (taski w CRM),
integrację danych między CRM, LinkedIn, mailingiem i analytics.

Zostaw „ludzką twarz” tam, gdzie potrzeba empatii, decyzji i elastyczności – czyli w rozmowie, spotkaniu, niestandardowym case. Dzięki temu masz więcej czasu na jakość, a mniej na operacyjne powtarzanie tego samego.

Monitorowanie efektów – jak mierzyć skuteczność działań?

Prospecting to proces, który trzeba ciągle testować, optymalizować i skalować na podstawie danych. Bez regularnej analizy efektów łatwo utknąć w nieskutecznych schematach lub błędnych założeniach.

Co warto mierzyć:

wskaźniki otwarć (open rate) – czy temat i czas wysyłki są trafione?
kliknięcia w linki – co przyciąga uwagę?
odpowiedzi – czy komunikat zachęca do kontaktu?
liczba demo/rozmów – jaka część leadów konwertuje?
koszt pozyskania (CPL) i wartość leadów (LTV)

Nowoczesne narzędzia, takie jak DMSales, umożliwiają analizę każdego etapu procesu – od pierwszego kontaktu po kwalifikację. Dzięki temu możesz szybko reagować, modyfikować kampanie, zmieniać treści i poprawiać konwersję.

Pamiętaj: prospecting to proces uczenia się. Tylko regularne testowanie i analizowanie pozwala rozwijać skuteczne i skalowalne działania sprzedażowe.

Podsumowanie: Co każdy handlowiec powinien wiedzieć o nowoczesnym procesie prospectingu?

W świecie sprzedaży B2B, w którym konkurencja o uwagę klienta jest większa niż kiedykolwiek wcześniej, relacje, personalizacja i głębokie zrozumienie potrzeb klienta stają się najważniejszymi przewagami skutecznych handlowców i skutecznego prospectingu. Dziś sama oferta to za mało – klienci oczekują rozmówcy, który zna ich branżę, rozumie aktualne wyzwania i potrafi dopasować rozwiązanie do konkretnego kontekstu decyzyjnego, stąd tak ważna jest strategia pozyskiwać klientów, a nie leadów.

Proces budowania relacji nie zaczyna się od sprzedaży, lecz od obecności i zaangażowania. To długofalowe działanie, które wymaga systematyczności, empatii i dobrze zaplanowanej komunikacji.

Jednym z kluczowych elementów tej relacji są regularne i przemyślane follow-upy – wiadomości, które pozwalają utrzymać kontakt, dzielić się wartościowymi informacjami i przypominać o sobie w sposób nienachalny. Dzięki narzędziom takim jak DMSales, możesz zautomatyzować ten proces, ale jednocześnie zadbać o to, by każda wiadomość była spersonalizowana i dopasowana do aktualnego etapu podróży klienta.

Personalizacja to coś więcej niż imię w temacie maila, aby prowadzić skuteczny prospecting

Skuteczna personalizacja to umiejętność odczytywania kontekstu – zrozumienie, w jakiej sytuacji znajduje się klient, jakie ma cele, co go blokuje i czego szuka. To podejście oparte zarówno na danych (kliknięcia, odwiedziny strony, social listening), jak i na empatycznej komunikacji. Jeśli chcesz zdobywać wartościowych potencjalnych klientów, nie traktuj ich jak lead – nośnik budżetu. Dzięki zrozumieniu sytuacji klienta, zrozumiesz jakie metody pozyskiwania klientów możesz wybrać.

Klient zauważy różnicę między zautomatyzowaną masową wiadomością, a dobrze przygotowaną, osobistą wiadomością od handlowca, który poświęcił czas na poznanie jego potrzeb. Taka różnica często decyduje o tym, czy rozmowa w ogóle się odbędzie.

Współczesny proces zakupowy zaczyna się w sieci – a konkretnie w social mediach, z których B2B klienci czerpią wiedzę, opinie i inspiracje. Dlatego obecność handlowca na LinkedIn i innych platformach to nie tylko opcjonalny dodatek, ale element przewagi konkurencyjnej. Social selling i social prospecting to norma, jeśli dbasz o skuteczne pozyskiwanie klientów.

Handlowcy, którzy budują swoją markę osobistą – poprzez dzielenie się wiedzą, komentowanie branżowych dyskusji, publikowanie case studies i reagowanie na potrzeby potencjalnego klienta– szybciej zyskują zaufanie i są postrzegani jako eksperci, a nie sprzedawcy. Szybciej też budują bazę potencjalnych klientów i aktywność, staje się częścią działań marketingowych.

Zaufanie budowane w social mediach to kapitał, który procentuje w prospectingu i ma bezpośredni wpływ na proces sprzedaży. Klient, który widzi aktywność handlowca, zna jego poglądy, czytał jego posty lub widział go w dyskusjach, znacznie chętniej odpowie na wiadomość czy przyjmie zaproszenie na rozmowę.

To właśnie dlatego warto inwestować w:

Regularną obecność na LinkedIn – minimum 2–3 publikacje tygodniowo, gdzie nowi klienci mogą w odpowiednim czasie rozpocząć nawet rozmowy telefoniczne.
Komentowanie treści klientów i liderów opinii – by dać się zauważyć i wejść w kontekst,
Budowanie własnej bazy eksperckiej – publikowanie poradników, checklist, analiz,
Autentyczną komunikację – mniej autopromocji, więcej realnej wartości.

Handlowcy z silną marką osobistą nie muszą „zimno” wychodzić do klientów – często to klienci zainteresowani ofertą firmy sami przychodzą do nich z zapytaniem. Taka strategia nie tylko zwiększa szanse na domknięcie sprzedaży, ale też buduje lojalność i retencję, co jest fundamentem rentownego B2B. Klient, który zauważył, że jesteś zaangażowany, dostępny i otwarty na potrzeby potencjalnego klienta – nawet zanim doszło do sprzedaży – znacznie chętniej zostanie z Tobą na dłużej, poleci Cię dalej lub wróci z kolejną potrzebą.

Warto pamiętać: retencja klienta zaczyna się już w momencie pierwszego kontaktu. To, jak budujesz relację od samego początku, ma realny wpływ na przyszłość Twojej sprzedaży.