Jak pozyskałem 28 leadów sprzedażowych dzięki monitoringowi internetowej bazy konkurencyjności?

Zapraszam Was do zapoznania się z case study: Jak pozyskałem 28 leadów sprzedażowych dzięki monitoringowi internetowej bazy ofert zawierającej ogłoszenia beneficjentów środków Unijnych i wygenerowałem 250 tys. PLN przychodu w ciągu miesiąca.

Jednym z wyzwań w sprzedaży B2B jest poszukiwanie szans także na polu postępowań przetargowych i konkursów ofert, które są publicznie komunikowane. Blisko 40% użytkowników systemu DMSales poszukuje konkretnych szans – leadów B2B, dzięki którym mogą przyspieszyć w osiąganiu wyników sprzedaży. Toteż wychodząc naprzeciw oczekiwaniom użytkowników, przygotowaliśmy kolejne źródło namiarów sprzedaży B2B, które można monitorować w Centrum Danych w DMSales. Jest to baza ofert, która zawiera ogłoszenia beneficjentów środków unijnych. Zaprasza ona wykonawców do udziału w konkursach wyboru wykonawcy zadań współfinansowanych przez środki unijne.

Baza konkurencyjności – co to takiego?

Baza Konkurencyjności to internetowa baza ofert zawierająca ogłoszenia beneficjentów. Publikacja ogłoszeń jest wymogiem spełnienia zasady konkurencyjności. Odnosi się ona do beneficjentów korzystających z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności. Zasada ta jest regulowana przez wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków. Baza pozwala na zgromadzenie zamówień składanych przez beneficjentów/wnioskodawców w jednym miejscu. Tylko w 2022 w sumie zgłoszono 49 577 ogłoszeń przez 9 225 firm z całej Polski. Te statystyki dotyczą tylko Polski, natomiast takie same mechanizmy obowiązują również w całej Unii Europejskiej, gdzie są projekty współfinansowane przez środki ze środków Funduszu Spójności. Co ciekawe, analiza danych bazy konkurencyjności wykonana przez specjalistów DMSales wskazuje, iż w ramach 30% konkursów nie złożono żadnej oferty.

Jak działa monitorowanie postępowań zakupowych w DMSales?

Praca przy codziennym, ręcznym wyszukiwaniu ofert była bardzo mozolna i czasochłonna. Dlatego zachęcony statystyką i możliwościami monitoringu konkursów, gdzie kupujący poszukują rozwiązania dla swoich projektów, poszukałem ogłoszeń odpowiednich dla kompetencji działu agencyjnego DMSales i wskazałem odpowiednie słowa kluczowe powiązane z kodem konkursu np. usługi marketingowej. Określenie kategorii konkursu W Polsce odpowiada klasyfikacja CPV, czyli wspólny słownik zamówień publicznych. Jest on też spójny na terenie Unii Europejskiej. W przypadku usług marketingowych jest to kod „79342000-3”, ale w DMSales w module źródeł danych jakie zamierzamy przeszukać można dodać opisy innych usług i system, przeszukując zbiory, znajdzie interesujące nas na zapytania.

Rys 1. Konfiguracja źródła monitoringu bazy konkurencyjności.

W monitorowanych codziennie zasobach można znaleźć nie tylko usługi marketingowe, ale kupujących którzy poszukują dostawców różnych branż. Do najczęstszych zapytań należą kategorie związane z usługami szkoleniowymi oraz budowlanymi. Co ważne, należy wspomnieć, iż środki finansowe dla tych zakupów są zapewnione w postaci dotacji celowych różnych programów operacyjnych. Wśród nich należy wspomnieć szczególnie programy związane z wdrożeniem usług innowacyjnej gospodarki oraz internacjonalizacji i podniesienia konkurencyjności danego beneficjenta. W 2022 roku najczęstszą kategorią zakupów były usługi edukacyjne i szkoleniowe dla przedsiębiorców, chcących wesprzeć proces transformacji cyfrowej. Jest to doskonała okazja dla firm szkoleniowych, HR, czy konsultingowych. Dlatego rekomenduję im zwrócić oczy na możliwości jakie daje monitoring postępowań konkursowych umieszczonych w bazie konkurencyjności.

Rys 2. Popularne kategorie usług zakupywanych ze środków UE w 2022 roku.

Kiedy stworzyłem dedykowany projekt i skonfigurowałem źródło danych, informacje o konkursach zaczęły pojawiać się w moim systemie. Teraz, samodzielnie mogę śledzić te konkursy i wykorzystywać te informacje do swoich działań. W momencie utworzenia dedykowanego projektu i określenia źródła danych dla leadów monitorowane przez system postępowania konkursowe zaczęły napływać do modułu – Centrum relacji. Jest to swoistym mini CRM i pozwala dokonywać pogłębionej klasyfikacji udziału w konkursie, z uwagi na fakt, iż kryteria wyboru startu w danym postępowaniu wymagały ode mnie określonych kompetencji lub doświadczeń. Oczywiście w 65% to cena decydowała o wyborze dostawcy, ale warunki dodatkowe – formalne pozwalały mi zakwalifikować się do danego postępowania.

Rys. 3 Automatycznie pobrane namiary z bazy konkurencyjności w Centrum Realcji DMsales

Co ważne, oznaczając, iż jestem zainteresowany danym postępowaniem mogłem wcześniej zweryfikować moje szanse poprzez pobranie informacji o finansowaniu przedsięwzięcia w raporcie oceny wiarygodności firmy – per rekord to nie trwało dłużej niż 3 min, aby podjąć właściwą decyzję. Sekcja „moralność płatnicza” prezentuje program, budżet i źródło pochodzenia środków finansowych na projekt, co znacznie ułatwia w kwotowaniu i przygotowaniu wartościowej oferty dla kupującego.

Rys 4. Raport dot. wiarygodności firmy.

Zarządzanie komunikacją w procesie składania ofert i otrzymane rezultaty

W styczniu z ponad 100 namiarów sprzedaży skwalifikowałem pod kątem udziału w postępowaniu jako dostawca 34 zapytania o łącznej szacowanej sumie ofert na ok 1,5 mln złotych. To średni przychód na ofertę ok 44 tysięcy złotych. W tym momencie warto wspomnieć, iż kupujący umieszczając zapytanie w publicznej bazie wcześniej wykazał, że wartość zapytania będzie powyżej 25 000 tysięcy, co już ukierunkowuje nas na konkretną wartość sprzedaży.

Oczywiście, nie byłbym sobą, gdybym nie zautomatyzował komunikacji w zakresie wysyłki oferty oraz podziękowania za udział w postępowaniu. Stąd, w styczniu startując do 34 postępowań udało się wygrać w czterech przypadkach na łączną kwotę 250 tysięcy złotych. Natomiast w pięciu konkursach, w których nie udało się wygrać, podjęto rozmowy z prowadzącymi postępowanie konkursowe, które nastąpiły po followupach i w ramach tych rozmów dopytano o inne usługi DMSales, co na pewno jest dobrym prognostykiem w zakresie kolejnej sprzedaży. Poproszono mnie o określenie wartości usługi w ramach szacowania eksperckiego w ramach przygotowań do kolejnego konkursu. Oczywiście komunikację zautomatyzowałem przy użyciu modułu sekwencji i skrzynki pocztowej w DMSales. Natomiast obserwując zachowanie odbiorców na karcie kontaktu, mogłem dowiedzieć się, którzy oferenci np. otworzyli moją ofertę, czy też dokonywali weryfikacji DBMS i naszych doświadczeń przed podjęciem decyzji o rozstrzygnięciu postępowania.

Podsumowując:

Monitoring postępowań konkursowych współfinansowanych ze środków unijnych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności jest na pewno ciekawą alternatywą dla działań aktywnego pozyskiwania klientów, czy też prowadzenia kampanii inbound marketingowych. Obecnie na terenie Polski i Unii Europejskiej prowadzi się wiele programów, które wymagają wsparcia merytorycznego np. przy budowie farm fotowoltaicznych czy inwestycji infrastrukturalnych. Każdy może spróbować swoich sił, nawet przy budowie stron internetowych, czy oferując usługę organizacji jakiegoś wydarzenia.

Zachęcam do zastanowienia się nad możliwościami, które drzemią w konkursach, gdyż na ten moment nie są dobrze wykorzystane, tym bardziej, że dostęp do monitoringu bazy konkursów wraz z systemem to tylko 300 zł miesięcznie w pakiecie. Zobacz też ile czeka szans, poniżej przedstawiam jak w 2022 układała się ilość składanych ofert w stosunku do postępowań zakupowych.

Rys 5. Rozkład składanych ofert w bazie konkurencyjności w stosunku do ilości postępowań konkursowych.

Dokładnie w ten sposób, korzystając z monitoringu bazy konkurencyjności w DMSales, zdobyłem 28 dobrej jakości leadów sprzedażowych. Dlatego jeśli też chcesz zwiększyć ilość swoich klientów, wykorzystaj system DMSales do wzrostu swojej firmy.