Logo DMSales
Unia Europejska
Article image
7 min czytania

Od kilku dni także i nasza firma znalazła się w nowej sytuacji i musieliśmy się przeorganizować. Biura zamieniliśmy na domowe zacisze, a spotkania działów zamiast w sali konferencyjnej realizujemy online. Choć doświadczenie w pracy zdalnej poniekąd mieliśmy (posiadamy trzy oddziały stacjonarne: w Warszawie, Chorzowie oraz w Łodzi), to dla niektórych z nas praca całkowicie zdalna jest nowością.

Podczas pracy kilku działów i prowadzenia wielu projektów jednocześnie trudno wyobrazić sobie pracę bez użycia dedykowanych narzędzi. Narzędzi m.in. przeznaczonych do zarządzania projektami, komunikacji z pracownikami, czy zarządzania administracją. Z pomocą przychodzą różnego rodzaju aplikacje. W zależności od charakteru projektu, liczebności zespołu, jego specjalizacji, czy po prostu własnych upodobań, możemy dobrać to właściwe dla nas narzędzie.

 

5 narzędzi do pracy zdalnej wykorzystywanych przez zespół DBMS

Choć łącznie do pracy w firmie używamy około 30 różnych aplikacji i narzędzi, to w tym artykule skupimy się na 5 najważniejszych. Przedstawimy Wam narzędzia, bez których zarówno proces planowania projektów, jak i komunikacja czy monitorowanie płatności nie przebiegałby tak sprawnie, jak przebiega aktualnie pomimo pracy w zespołach rozproszonych.

 

Slack – komunikacja zespołowa

Ze Slacka można korzystać z poziomu aplikacji oraz przeglądarki.  Nie da się ukryć, że jego kluczową funkcją jest komunikacja. Zdaje egzamin zarówno przy małych, jak i dużych zespołach. Konwersacje tekstowe mogą być prowadzone w tzw. kanałach, dzięki czemu jesteśmy w stanie podzielić w sposób logiczny wszystkie działy, wątki i pojawiające się powiadomienia.

Podczas komunikacji na Slacku z łatwością można dołączać różnego rodzaju pliki tekstowe i graficzne, posiada wygodną wyszukiwarkę i co istotne – możemy go zintegrować z innymi narzędziami. Dzięki temu mamy powiadomieniach o nowych wiadomościach na intercomie, o rejestracjach na platformie DMSales, a także o płatnościach.

Mnogość i dowolność w tworzeniu kanałów pomaga Nam w wymianie opinii i informacji dotyczących konkretnego projektu, np. strony www czy platformy. Kanał #random służy nam do wrzucania żartów i memów, a kanał #edukacja_i_news do zamieszczania informacji o webinarach, szkoleniach i informacjach ze świata. Na Slacku dzielimy się także sukcesami i porażkami, nie tylko zawodowymi. W czasach pandemii odnajdujemy swoje kulinarne i artystyczne talenty, a efektami dzielimy się ze współpracownikami. Komunikator wykorzystujemy jako miejsce do rozmów prywatnych i zawodowych pomiędzy osobami z firmy.

Slack umożliwia również opcję oznaczenia konkretnej osoby w wątku, dzięki temu dostajemy powiadomienie, gdy ktoś nas wspomina. Możemy również zapraszać znajomych i współpracowników do dołączenia do kanału, korzystając z funkcji Invite. Obsługa narzędzia jest intuicyjna, a możliwość konfiguracji powiadomień z innych platform umożliwia zebranie wszystkich znaczących komunikatów w jednym miejscu.

 

 

 

Basecamp – zarządzanie projektami

To platforma w ramach której możemy wspólnie ze współpracownikami realizować projekty i zadania. Rozwiązanie to należy do jednych z najlepszych w sieci i oferuje rozbudowane możliwości planowania, delegowania, a także monitorowania przebiegu zadań ich realizacji. Posiada dość funkcjonalną strukturę: Dyskusje, Zadania, Pliki, Dokumenty Tekstowe, Daty/Wydarzenia.

Do wyboru na Basecampie mamy kilka kategorii takich, jak tablica do zgłaszania uwag, nowych pomysłów czy ogłoszeń skierowanych do członków zespołu, listy zadań do wykonania, kalendarz, czat czy miejsce do udostępniania różnego rodzaju dokumentów czy plików.

 

 

Do dyspozycji mamy poszczególne teamy i projekty, w projektach podprojekty i konkretne zadania, czyli listy to-do. W projektach możemy zamieszczać ważne dokumenty, dzielić się plikami i komunikować się ze współpracownikami: dyskutować, komentować, oznaczać konkretne osoby w zadaniach.

Basecamp w naszej firmie służy do planowania projektów, a następnie do rozpisania go na konkretne zadania z uwzględnieniem czasu na realizację. Tak wypracowany model zarządzania projektami pomaga monitorować realizację, pozwala komentować, zamieszczać pliki, a także daje każdej osobie kontrolę nad procesem, czasem i ilością przypisanych do niej zadań.

Dostęp do wszystkich elementów projektu mamy na głównej tablicy, a dodatkowo pod nią możemy podejrzeć bieżącą aktywność dotyczącą ostatnich działań nad zadaniami. Takim sposobem mamy możliwość bycia na bieżąco ze wszystkim zmianami.

 

 

Narzędzie jest schludne i pozwala na przejrzyste zarządzanie zadaniami, nie ma tu bałaganu znanego z niektórych podobnych narzędzi. Poszczególne elementy składowe mamy uporządkowane na tablicy, forum to forum, dokumenty to dokumenty a lista zadań to lista zadań. Dzięki temu wiemy, gdzie, co i kiedy uruchomić i zrealizować, by sprawnie i wygodnie korzystać z tego narzędzia.

 

 

Zarządzanie i tworzenie zadań jest również intuicyjne. Z Basecampa korzystamy już od 4 lat i rekomendujemy go innym firmom.

 

Jira – zarządzanie projektami deweloperów

 

W rozproszonym zespole deweloperskim niezwykle istotne jest, żeby utrzymać kontrolę nad zadaniami, skoordynować poprawnie pracę programistów i upewnić się, że w dalszym ciągu zachowujemy ducha zespołowego oraz pracujemy w najwyższych możliwych standardach. O narzędziach wykorzystywanym do pracy zespołu deweloperów opowie Rafał Nowak, Head of Technology Department.

„W DBMS używamy JIRA do zarządzania zakresem wymagań i zadań zespołu. Prowadzimy tam Product Backlog naszej aplikacji, a także Sprint Backlog poszczególnych sprintów. Ze względu na to, że na co dzień i tak pracujemy w trzech geograficznie oddalonych biurach mieliśmy sprawę ułatwioną. Wszystkie ważne decyzje opisujemy w JIRA lub w dokumentach na SharePoint, które podpinamy do odpowiednich zgłoszeń i zadań. Każdy dzięki temu może łatwo podejrzeć, kto czym się zajmuje i prześledzić stan prac zespołu na dany dzień.

 

 

Na co dzień przy pracy z kodem nieodzowne jest narzędzie do sprawnej recenzji pracy kolegów z zespołu. Do tego celu kod trzymamy w repozytorium GIT hostowanym na BitBucket. Tam łatwo nam dyskutować o rozwiązaniach przyjętych przez innych członków zespołu.

W przypadku każdego zespołu, a zwłaszcza rozproszonego bardzo przydatne jest wdrożenie mechanizmów CI/CD, czyli ciągłej integracji i ciągłego dostarczania kodu. Dzięki konteneryzacji w Dockerze naszej aplikacji i odpowiedniej konfiguracji serwera Jenkins kod jest automatycznie sprawdzany i testowany. Dzięki temu testerzy zawsze mają odpowiednie miejsce do sprawdzania pracy zespołu związanych z realizacją poszczególnych wymagań.

Te wszystkie praktyki i narzędzia stosowaliśmy przy pracy w biurze – dzięki temu jedyną różnicą w naszej codziennej pracy jest to, że spotkania wynikające z przyjętej metodyki prowadzimy w MS Teams, a nie na żywo. ”

 

Microsoft Teams – wideokonferencje z zespołem i klientami

Teams to jedna z aplikacji dostępnych w pakiecie Office 365, służąca do szybkiej komunikacji (czaty indywidualne/grupowe, podział na zespoły). Posiada integrację z innymi aplikacjami Office 365, co pozwala m.in. na wspólną pracę na jednym dokumencie Worda czy Power Pointa. Narzędzie umożliwia video rozmowy oraz video-wydarzenia (w płatnej wersji, do 10 tys. uczestników!).

Microsoft Teams posiada możliwość łączenia się z innymi osobami w zespole, a także z klientami, niezależnie czy korzystają z mobile czy desktopu. Również niezależnie od miejsca w jakim się znajdują. Narzędzie umożliwia udostępnianie ekranu czy prowadzenia oddzielnych video czatów z wieloma osobami.

 

Calamari – elektroniczna ewidencja czasu pracy i urlopów

Calamari to system, który pomaga zarządzać czasem pracy i systemem urlopów zarówno pracownikom, jak i działom administracji czy HR. Ewidencja czasu pracy i urlopów dostępna jest w chmurze, więc aby z niej korzystać nie musisz posiadać własnej infrastruktury oraz działu IT, aplikacja jest zawsze dostępna z każdego miejsca na ziemi.

 

 

 

Calamari ułatwia także kwestie związane z obsługą kadrową pracowników. Lista obecności, ewidencja czasu pracy, informację o spóźnieniach czy nadgodzinach to wszystko znajduje się w jednym miejscu. Każdy dokument w razie potrzeby może zostać wygenerowany i podpięty do akt. Jeśli tego nie wymaga, zostaje w formie wirtualnej do wglądu w każdej chwili zarówno przez pracownika jak i przez osoby upoważnione. Do platformy można zalogować się z poziomu przeglądarki. Pozwala to na dostęp do informacji bezpośrednio przez biuro rachunkowe bez konieczności angażowania pracownika.

 

 

Z Calamari korzystamy od listopada 2019 roku. Teraz, gdy pracujemy zdalnie doceniamy możliwość kontroli czasu pracy w celu utrzymania higieny. Doceniamy również możliwość sprawdzenia ilości dostępnych dni wolnych czy zaplanowanego urlopu współpracownika. Pracujemy często nad projektami w grupie, a dzięki Calamari i widokowi zaplanowanych urlopów wiemy, kiedy możemy pozwolić sobie na nieobecność i zaplanowanie dłuższych wakacji z poczuciem, że projekt zostanie dowieziony terminowo.

 

 

 

Podsumowanie

Poza wspomnianymi narzędziami wspomagającymi pracę zdalną, do dyspozycji mamy oczywiście wiele innych ciekawych narzędzi, które ułatwiają nam pracę na co dzień i w zespołach rozproszonych. Możemy przygotować dla Was kolejny wpis przedstawiający narzędzia wykorzystywane w pracy konkretnych działów lub pracowników konkretnych stanowisk.

Dajcie znać, co Was interesuje i z czym macie problem. Może znamy narzędzie, które u nas ten problem zażegnało.

Przy wyborze odpowiedniego narzędzia wspomagającego pracę zespołową pamiętajcie, że będziecie na nim polegać każdego dnia. Takie narzędzie ma pomóc w realizacji Waszych pomysłów i projektów i nie powinno zdominować swym skomplikowaniem codziennej pracy. Najlepiej, aby korzystanie z niego stało się naturalne, proste, bezproblemowe, a być może całkowicie niezauważalne. Tego Wam wszystkim życzymy i służymy pomocą, jeśli chcecie porozmawiać o wykorzystaniu konkretnych narzędzi do pracy w Waszej firmie.

Trzymajcie się zdrowo!

Autor artykułu
Social Media & Content Manager

To może Cię zainteresować