Co To Jest Autoresponder

Autorespondery są przydatną funkcją jeżeli chodzi o marketing automation, zarówno w grupie B2C jak i B2B. Zanim przejdziemy jednak do omawiania ich użyteczności, powiedzmy sobie pokrótce czym w ogóle jest autoresponder, czyli system automatycznej odpowiedzi.

To automatyczna wiadomość zwrotna o ustalonej wersji treści. Autoresponder pozwala wysłać automatyczną odpowiedź po otrzymaniu wiadomości od danego adresata na wybrany adres e-mail lub spełnieniu określonego warunku (tzw. triggera) w kampanii mailingowej.

Zatem autoresponder (automatyczna odpowiedź na wiadomość nadawcy) pomaga nie tylko zautomatyzować pewne działania w naszej kampanii, ale i także wpłynąć na jakość relacji z naszymi odbiorcami. Dzięki temu możesz przekształcić swoją komunikację z jednorazowego komunikatu w płynną konwersację! Jednakże aby działania te przyniosły pożądany efekt, poniżej przedstawiamy Ci kilka wskazówek jakimi powinieneś/nnaś kierować się tworząc autoresponder.

Kiedy warto ustawić autoresponder

Autoresponder w newsletterze najczęściej wykorzystywany jest do wysyłki wiadomości aktywacyjnej. Jednak to nie koniec możliwości. Wykorzystaj autorespondery, także jeśli chcesz, aby odbiorca otrzymał na swoją skrzynkę automatyczną wiadomość powitalną po zapisaniu się do subskrypcji newslettera. Wystarczy utworzyć szablon wiadomości e-mail, a autoresponder zostanie wysłany po określonym przez Ciebie czasie do użytkowników, którzy zapisali się na daną listę.

Jeżeli decydujesz się na automatyczne odpowiedzi w Twoim newsletterze, angażuj jego czytelników poprzez np. treści premium. W ten sposób docenisz stałe grono czytelników newslettera. W tego typu autoresponderze powinieneś/nnaś nałożyć nacisk na przekaz, że jest to treść specjalnie dla nich. Efekt? Wrażenie „wow” o Twojej firmie gwarantowane 🙂 W ten sposób wykorzystując automatyczne odpowiedzi e-mail budujesz trwałą relację z odbiorcą i dbasz także o nie-kupujących, których docenianie może przynieść w niedalekiej przyszłości przekonwertowanie na kupującego czytelnika.

Coldmailing

Jest to specyficzna forma komunikacji, która umożliwia dotarcie do osób jakie być może nigdy nie słyszały o Twojej firmie (więcej o tym w tym artykule). Zatem tutaj również bardzo ważne jest, aby umiejętne dopasować treść autorespondera do grupy zimnych odbiorców z jakimi masz do czynienia. Przykład: komunikujesz się z właścicielami firm. Część z nich nie odpowiedziała w ogóle na Twojego pierwszego maila. Zatem warto zrobić interesujące „przypomnienie o sobie”, które zaowocuje rozmową:

„Z tej strony ponownie Małgorzata z DMSales. Zapewne wcześniej nie miał Pan chwili żeby zapoznać się z moją wiadomością – poniedziałki bywają z reguły mocno pracowite :). Czy dziś znalazłby Pan moment żeby porozmawiać o ulepszeniach dla strony www?”

Oferta sprzedażowa

W dobie dzisiejszego internetu każdy odbiorca na swój adres e-mail dziennie otrzymuje nieraz po kilkadziesiąt wiadomości! Jest to na tyle duża skala, iż za sprawą konkurencji tym bardziej ciężko jest się wybić i zwrócić uwagę odbiorcy. Dlatego i w tym typie komunikacji przydaje się funkcja autorespondera, który może stymulować potencjalnego klienta do zakupu. Możesz np. zaproponować kod rabatowy lub coś gratis. Bezpośrednia komunikacja za pomocą autoresponderów to doskonały sposób na edukowanie Klientów i przedstawienie oferty. Pamiętaj jednak, aby od razu z pierwszą wiadomością nie sprzedawać, aby już na początku nie zniechęcić Klienta.

Mamy zatem następującą sytuację:

Wysyłasz kampanie email z ofertą kurtek zimowych, jednakże mało osób decyduje się przejść na stronę www z Twoim produktem. W związku z tym wyślij autorespondera do tych osób które otworzyły Twój e-mal, ale nie kliknęły w link.

Autoresponder przykład:

Witaj! Z tej strony Małgorzata ze sklepu.com :). Zauważyłam, że interesowałeś/łaś się ostatnio naszym modelem kurtki zimowej. Specjalnie dla Ciebie mam przygotowaną ofertę nie do odrzucenia! Tylko teraz jako dodatek do zakupu wręczę Ci ocieplaną czapkę, która zdecydowanie przyda się jako asortyment w wyprawie narciarskiej lub po prostu dla osoby ceniącej ciepło i wygodę podczas mroźnych dni.

Nieobecność w pracy

Nieobecność w pracy, jest najczęstszym powodem dla którego ustawiamy autoresponder. Wiadomość taka pozwala poinformować kontaktującego się z nami Klienta o okolicznościach uniemożliwiających korzystanie z skrzynki pocztowej. Taki e-mail powinien być odpowiednio sformułowany, nie wystarczy tekst “Przebywam na urlopie”. Treść autorespondera powinna zawierać informacje o nieobecności oraz powód nieobecności (urlop, konferencja, szkolenie, spotkanie biznesowe, inne), informacje o braku możliwości odpowiedzi w określonym czasie oraz wskazanie osoby zastępującej (wraz z danymi kontaktowymi), do której może zgłosić się osoba, która się z nami kontaktuje, jeśli sprawa jest pilna. Pamiętaj, treść wiadomości e-mail powinna być stosunkowo krótka, a jednocześnie przekazywać maksimum informacji. Po aktywacji autorespondera wszyscy nadawcy wysyłający do Ciebie korespondencje otrzymają automatyczną autoresponder e-mail.

Przykład treści autoresponderów, którą możesz ustawić podczas swojej nieobecności w biurze:

Dzień dobry,

uprzejmie informuję, że do dnia [uzupełnij datę powrotu] przebywam na urlopie. Na wszystkie wiadomości odpowiem po powrocie.
Potrzebujesz pomocy teraz? Pod moją nieobecność zastępuje mnie [stanowisko, Imię Nazwisko osoby kontaktowej] – [adres poczty e-mail]. Masz pytanie? Możesz skontaktować się z nim w sprawach pilnych oraz sprawach związanych z [podaj sprawę].

Pozdrawiam / Z poważaniem

[Imię i nazwisko nadawcy}

Wysłanie takiej informacji zwrotnej oznacza wyraz grzeczności wobec osób, które w czasie nieobecności adresata chciały z nim się skontaktować.

Jak ustawić autoresponder

W dedykowanym systemie wysyłkowym DMSender możesz już dziś zrealizować własne pomysły na kampanię wieloetapową jeżeli chodzi o autorespondery. Każdy użytkownik systemu DMSales posiada dostęp do narzędzia DMSender. Testuj bezpłatnie i wykorzystaj darmowe punkty na przetestowanie funkcji systemu.

Testuj bezpłatnie

Nowy autoresponder możesz utworzyć przechodząc do ustawień wybranego modułu w zakładce Interakcje:

uruchomienie automatycznej odpowiedzi w panelu klienta

Ilość autoresponderów zależy od Twoich potrzeb a przede wszystkim sprecyzowanej strategii jaką przyjmujesz na daną kampanię. Jest to także doskonały sposób na sprawdzenie co najlepiej działa na Twoją grupę odbiorców.

Możesz uzależnić wysyłkę takiej wiadomości e-mail od następujących triggerów-wyzwalaczy:

otwarcie wiadomości e-mail
odbiorca nie otworzył wiadomości
odbiorca klika w link wiadomości
brak kliknięcia w jakikolwiek link w kreacji
brak kliknięcia w wybrany link w kreacji
dostarczenie wiadomości

Dodatkowo możesz zdefiniować warunki wysyłki automatycznej wiadomości. Z góry określona wiadomość może być wysłana np. X godzin, dni, tygodni, miesięcy tylko i wyłącznie po otwarciu e-mail przez dowolnego z odbiorców kampanii mailingowej lub kliknięciu w link z wiadomości e-mail. Dodatkowo to Ty decydujesz, w jakie dni tygodnia i w jakich godzinach ma odbywać się wysyłka automatycznej odpowiedzi na wiadomość e-mail od danego nadawcy wiadomości, możesz np. wykluczyć weekendy.

To jeszcze nie wszystko!

Na koniec zrób mailing testowy, aby sprawdzić czy Twój autoresponder poprawnie wyświetla się we wszystkich programach pocztowych. Przeprowadziłeś inbox testy i masz pewność że wszystko działa, automatyczna wiadomość e-mail wyświetla się tak, jak planowałeś? Świetnie!
Teraz Twój autoresponder będzie komunikować się ze odbiorcami i zwiększać sprzedaż z mailingu. Powodzenia.

Jeżeli nie masz odpowiedniego doświadczenia z tym związanego. Możesz już teraz przetestować działanie autorespondera zakładając konto na platformie DMSales, a następnie przechodząc do DMSendera. Do dzieła!

Testuj bezpłatnie