Cyfryzacja księgowości - czego powinien oczekiwać przedsiębiorca od nowoczesnego biura rachunkowego?

Technologia ma wpływ na funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa. W niektórych branżach całkowicie zmienia reguły gry. Zachodzące zmiany zdecydowanie odczuły biura rachunkowe, które do tej pory były zwolennikami tradycyjnych metod pracy. Rozwój technologii sprawił, że przedsiębiorcy mogą i powinni oczekiwać od swojego księgowego więcej niż dotychczas, ponieważ zaawansowane oprogramowanie oferuje im funkcjonalności, które ułatwiają prowadzenie firmy.

Niestety proces zmian w większości firm świadczących usługi księgowe zachodzi bardzo powoli. Znaczna część przedsiębiorców korzysta z tradycyjnych biur rachunkowych i nie zdaje sobie sprawy, że współpraca z księgowym mogłaby wyglądać zupełnie inaczej. W tym artykule chcemy uświadomić właścicieli firm, że na rynku mogą znaleźć biura z nowoczesnym podejściem do księgowości. Dodatkowo dowiedzą się, na co zwrócić uwagę podczas wyboru biura rachunkowego oraz czego mogą od niego oczekiwać.

Jak wygląda współpraca z tradycyjnym biurem rachunkowym?

Aktualnie przedsiębiorcy najczęściej dostarczają faktury do swojego księgowego w formie papierowej lub wysyłając je drogą mailową. Niewielka część biur rachunkowych udostępnia swoim klientom przestrzeń dyskową w chmurze, gdzie można łatwo dodać dokumenty (co jest zdecydowanie bardziej bezpieczne niż tradycyjny e-mail) lub udostępniają aplikację służącą specjalnie do wymiany danych pomiędzy firmą a jej księgowym.

Księgowi najczęściej manualnie wprowadzają dane z faktur do systemu księgowego, co jest bardzo czasochłonne. Po wprowadzeniu wszystkich danych podają wysokość podatków do zapłaty za dany miesiąc, zazwyczaj na tym kończy się zakres usług biura rachunkowego. Jeśli przedsiębiorca chce otrzymać np. raport o strukturze kosztów lub przychodów w jego firmie, to musi prowadzić własną ewidencję lub dodatkowo zapłacić za tą usługę, która zostanie wykonana dopiero po „zamknięciu” miesiąca.

Jak najnowsza technologia zmieniła pracę księgowych?

Na szczęście najnowsza technologia w coraz większym zakresie zaczyna automatyzować procesy księgowe.

1. Digitalizacja dokumentów.

Od teraz księgowi nie muszą już manualnie wprowadzać danych z dokumentów papierowych do systemu, ponieważ systemy OCRl potrafią automatycznie odczytać dane z zeskanowanych faktur, a następnie przenieść je do odpowiednich pól w systemie księgowym. Jest to ogromne ułatwienie dla firm świadczących usługi księgowe, ponieważ w ten sposób mogą zaoszczędzić tysiące godzin swoich pracowników.

2. Elektroniczny obieg dokumentów.

Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów firma może skrócić kilkukrotnie czas płatności, weryfikacji i księgowania faktur. Dodatkowo mamy pełną kontrolę nad całym procesem, który można na bieżąco optymalizować. Niestety stosunkowo nieliczna grupa księgowych i przedsiębiorców korzysta z tego typu rozwiązań. A szkoda, ponieważ takie aplikacje znacznie ułatwiają przepływ i zarządzanie dokumentami w firmie.

3. Aplikacja do wystawiania faktur sprzedaży.

Niektóre biura rachunkowe udostępniają swoim klientom aplikację do wystawiania faktur sprzedaży. Taka aplikacja powinna być przede wszystkim intuicyjna i łatwa w użyciu dla przedsiębiorcy. Powinna również informować o możliwości popełnienia błędu podczas wystawiania faktury. Najlepsze systemy powinny wręcz takie możliwości ograniczać – wtedy przedsiębiorca może być spokojny, że nie popełni błędu, wystawiając fakturę sprzedaży, co dość często się zdarza jeżeli nie jest się na bieżąco z przepisami – mało który przedsiębiorca ma odpowiednie zasoby, aby być zawsze na czasie ze zmianami przepisów, które w naszym kraju zmieniają się bardzo dynamicznie.

4. Integracja systemów.

Biuro rachunkowe, które chce działać efektywnie powinno przeprowadzić integrację systemów zarówno elektronicznego obiegu faktur kosztowych jak i aplikacji do wystawiania faktur sprzedaży. Dzięki temu dane od klienta automatycznie przeniosą się do systemu księgowego. Wynikiem powyższych operacji jest znaczna oszczędność czasu, którą księgowi powinni przeznaczyć na głębsze poznanie biznesu swoich klientów i interpretację danych w celu wskazania obszarów do optymalizacji.

Czego powinien oczekiwać przedsiębiorca od swojego księgowego?

Dzięki automatyzacji procesów księgowych rola księgowego zaczyna się diametralnie zmieniać. Jego praca już nie będzie polegać wyłącznie na dokumentowaniu przeszłych zdarzeń zaistniałych w przedsiębiorstwie. Firma Altera wierzy, że księgowi to wysokiej klasy specjaliści, którzy powinni czynnie analizować sytuację przedsiębiorstwa, doradzać i sugerować obszary do optymalizacji.

Dzięki rozwiązaniom, jakie oferuje najnowsza technologia, mają możliwości dostarczać prawdziwą wartość swoim klientom. Księgowi powinni więcej czasu poświęcać na kursy i szkolenia, aby poszerzać swoją wiedzę i kompetencje, o takie które dają więcej wartości ich pracy.

Jakie dodatkowe funkcjonalności może otrzymać przedsiębiorca, współpracując z nowoczesnym biurem rachunkowym?

Altera wspiera klientów, dlatego zespół programistów pracuje nad oprogramowaniem, które będzie maksymalnie ułatwiać działania klientów. Poza usługami księgowymi, klienci korzystający z usług nowoczesnego biura rachunkowego mogą otrzymać:

Indywidualny panel klienta – dzięki, któremu przedsiębiorca będzie miał dostęp do wszystkich funkcjonalności systemu i wgląd do najważniejszych aspektów ksiąg swojej firmy w intuicyjnym i prostym interfejsie.
Możliwość wystawiania faktur sprzedaży – przedsiębiorca nie będzie musiał szukać programu najlepszego do wystawiania faktur i ponosić z tego tytułu dodatkowe koszty, a faktury automatycznie zaksięgują się, dzięki czemu nie będzie potrzeby wysyłania żadnych plików.
Elektroniczny obieg faktur kosztowych – dzięki temu wszystkie faktury będą w jednym miejscu, płatności będzie można łatwo kontrolować i robić to automatycznie.
Mobilność – aplikacje powinny być dostosowane zarówno do komputerów jak i urządzeń mobilnych ze względu na to, że dane finansowe powinny być zawsze pod ręką.
Generowanie raportów – system powinien zbierać i analizować dane firmy, a następnie generować np. wynik finansowy, strukturę kosztów i przychodów oraz rozrachunków w czasie rzeczywistym.
Automatyzacja przelewów – po wgraniu faktur kosztowych do systemu i przejściu przez odpowiedni poziom akceptacji w elektronicznym obiegu dokumentów powinna być możliwość wygenerowania zbiorczego przelewu za te dokumenty, aby zaoszczędzić czas na wprowadzaniu przelewów.
Wgląd do dokumentacji księgowej – dostęp do wszystkich faktur i pozostałej dokumentacji firmy powinien być dostępny 24h 7 dni w tygodniu, aby móc skutecznie kontrolować pracę biura rachunkowego, z którym współpracujesz.

Na co powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca, wybierając biuro rachunkowe?

Współpraca oraz zakres usług oferowanych przez biura rachunkowe może się znacząco różnić. Poza rozwiązaniami technologicznymi warto się upewnić, czy biuro rachunkowe posiada kompetentny zespół księgowych oraz, czy weźmie 100% odpowiedzialności za świadczone usługi.

Poniżej zespół Altera przygotował listę pytań, jakie można zadać firmie świadczącej usługi księgowe, przed rozpoczęciem współpracy.

Czy ma wykupione ubezpieczenie OC i w jakiej wysokości?
Jak wyglądają zasady współpracy? (sposób dostarczania dokumentów, komunikacja z księgowym itp.)
Czy biuro rachunkowe ma dobrze ułożone procesy wewnętrzne? (jeśli nie ma, to w biurze może panować chaos, a to ma wpływ na całą waszą współpracę)
Jak kształtuje się cena i jaki zakres usług się w niej znajduje? (dodatkowymi usługami może być np. reprezentacja firmy przed urzędami)
Czy biuro na bieżąco informuje o ważnych terminach i informacjach dla przedsiębiorców? (np. zmianach prawnych, podatkowych, w jakim terminie trzeba dostarczyć odpowiednie dokumenty lub dokonać opłat)
Z jakiego systemu księgowego korzysta biuro rachunkowe oraz czy oferuje jakieś dodatkowe funkcjonalności?

Pamiętaj, że firma świadcząca usługi księgowe może być jednym z Twoich najważniejszych partnerów biznesowych. Powinna czynnie służyć Ci doradztwem i przestrzec przed popełnianiem błędów. Jeśli rozpoczniesz współpracę z odpowiednim biurem rachunkowym, może stać się ono Twoim największym sojusznikiem i pomóc w rozwoju firmy.

Poznaj nowy wymiar księgowości:

Altera

Autor:
Arkadiusz Lewandowski
Dyrektor Zarządzający / CEO w Altera sp. z o. o.

Księgowy z wykształcenia, z zawodu i z pasji! Obecnie pełni rolę CEO firmy Altera, gdzie wspólnie z zespołem dba o pieniądze klientów firmy, prowadząc sprawy księgowe i kadrowo-płacowe. Pomaga księgowym i przedsiębiorcom uwolnić się od monotonnych czynności, które za nich może wykonać technologia, tworząc innowacyjną aplikację i usprawniając procesy księgowe.