Logo DMSales
Unia Europejska
Article image
Tagi:
mailing
4 min czytania

Dla wielu z nas poczta e-mail jest najczęściej wykorzystywaną formą komunikacji, dlatego warto wiedzieć jak pisać oficjalne maile. Mimo że e-mail nie jest tak bardzo formalny jak list, powinien być profesjonalnie przygotowany, ponieważ kreuje wizerunek Twój, czy też firmy. Gdy piszemy do klienta, wykładowcy, wysyłamy CV, kontaktujemy się z urzędem lub osobą, której nie znamy powinniśmy pamiętać o kilku zasadach prowadzenia komunikacji. Poniżej wyjaśniamy jak poprawnie pisać maile oficjalne i nieformalne, na które odbiorca będzie chciał odpowiedzieć. A także jak uniknąć najczęściej powtarzających się błędów.

Wstęp – Jak rozpocząć oficjalny e-mail?

Nie ulega wątpliwości, iż oficjalny e-mail wysyłany w kontaktach zawodowych jest czymś bardzo istotnym – świadczy o naszej kulturze osobistej. Język, jakim się posługujemy wskazuje na prezentowane przez nas wartości. Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że każdy e-mail powinien posiadać wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Najistotniejszy jest bezpośredni zwrot do odbiorcy oraz jasne przedstawienie głównego celu wiadomości.

Temat

Podczas pisania oficjalnego e-maila szczególnie istotny jest temat wiadomości. Pod żadnym pozorem nie powinniśmy pomijać tego kroku. Tytuł powinien być klarowny i zrozumiały dla wszystkich. Najlepiej będzie, gdy w jednym zdaniem w tytule streścimy naszą wiadomość. Zastosowanie takiego rozwiązania pozwoli nam uniknąć pracy włożonej w sporządzenie oficjalnego e-maila.

Bardzo często wielu adresatów, do których kierujemy naszą wiadomość, nie widząc jej tytułu, po prostu jej nie otwiera. Pamiętajmy, że w takiej sytuacji nie ma miejsca na metafory bądź dowcipy. Dzięki odpowiednio nadanemu tytułowi adresat będzie mógł w łatwy sposób przypisać maila do konkretnej kategorii.

Przywitanie

Wokół formy rozpoczęcia służbowej wiadomości krąży najwięcej rozbieżnych opinii. Niemniej jednak najbardziej oficjalną formą wstępu jest zastosowanie zwrotu “Szanowny Pani” lub “Szanowna Pani”, W przypadku, gdy adres e-mail nie wskazuje na płeć odbiorcy i nie wiemy do kogo konkretnie kierujemy treść j wiadomości bezpiecznym rozwiązaniem jest zwrócenie się do adresata słowami “Szanowni Państwo”. Dzięki temu okażemy szacunek osobie na określonym stanowisku. Warto wiedzieć, by oficjalne tytuły pisać zawsze z wielkiej litery.

W sytuacji, kiedy służbowy e-mail wysyłany jest do osoby, z którą po raz kolejny nawiązujemy kontakt, wówczas z powodzeniem możemy zastosować zwrot “Panie Grzegorzu”/”Pani Magdaleno”. Równie dobrym rozwiązaniem jest przywitanie się słowami “Dzień Dobry”.

Pisząc służbowy e-mail raczej unikajmy zwrotów typu “Witam”, ponieważ niektóre osoby negatywnie reagują na tak rozpoczętą wiadomość, gdyż wskazuje ona na wyższość nadawcy. Po części wstępnej możemy przejść do rozwinięcia naszej wiadomości.

Wielkie czy małe litery

W momencie gdy po przywitaniu postawiliśmy przecinek, to właściwą część maila należy zacząć małą literą. W korespondencji służbowej unikajmy stawiania wykrzyknika czy kropki.

Cel wiadomości

Służbowa wiadomość powinna być możliwie najkrótsza. Chodzi o to, by być oszczędnym w słowach i jasno przedstawić cel nawiązania kontaktu. Jasne i klarowne wiadomości są również przyjemniejsze w czytaniu, co przekłada się na szybką odpowiedź ze strony adresata. Optymalna długość służbowej wiadomości to taka, by mieściła się w pięciu zdaniach.

Swoją sprawę warto przedstawić już w pierwszych fragmentach tekstu. Skup się na tym, by precyzować swoje myśli i polecenia. Dobrą opcją jest pogrubienie najważniejszych fragmentów oraz stosowanie wypunktowań. Mile widziane są również akapity, co ułatwi odbiorcy przeczytanie i lepsze zrozumienie czytanego tekstu.

Treść

Pisząc oficjalnego e-maila powinniśmy zwrócić uwagę na to by był on czytelny, zrozumiały i bezbłędny. Jeśli wybraliśmy oficjalne przywitanie, jakim jest zwrot Szanowny Panie/Szanowna Pani starajmy się utrzymać wiadomość w takim tonie. Starajmy się nie używać zdrobnień, gdyż jest to niestosowne. Zadbajmy także o to, by formalny tekst nie zawierał informacji, które mogą być niejasne dla adresata. E-mail powinien być przejrzysty i umożliwiać zrozumienie każdego wątku.

Kluczową rolę odgrywa ortografia. Przed wysłaniem wiadomości przeczytajmy tekst raz jeszcze i sprawdźmy czy nie popełniliśmy literówek lub błędów. Ważna jest także poprawna interpunkcja. Niedopracowana wiadomość, a więc zdania rozpoczynające się z małej litery, brak przecinków, kropek – to czynniki, które mogą świadczyć o nieprofesjonalnym podejściu do przedstawianej sprawy, a także braku szacunku do adresata.

Skróty

W obecnych czasach korzystanie ze skrótów stało się bardzo modne. Jednak w formalnym e-mailu nie ma miejsca na tego typu rozwiązania. Dla odbiorcy mogą być one niezrozumiałe, gdyż najczęściej składają się jedynie z kilku liter, takie jak np. pozdr. Oficjalna wiadomość powinna być jak najbardziej czytelna. W tym pomoże nam zastosowanie krótkich akapitów, przerw, a także wspomniane wcześniej punktory i pogrubienia tekstu.

Emotikony

Choć uśmiechnięta emotikona dodana do tekstu buduje przyjacielską relację, to oficjalne e-maile należy utrzymywać w poważnym tonie. Urozmaicenie formalnej treści buźką często postrzegane jest jako mało staranne. W tego rodzaju wiadomościach zastosowanie emotikon świadczy o niskim poziomie kompetencji.

Zakończenie

Każdy służbowy e-mail koniecznie musi posiadać zakończenie. Powinno być ono utrzymane w takim tonie, jak treść – logicznie i spójnie dopasowane. W przypadku, gdy rozpoczynamy nasz e-mail słowami Szanowni Państwo bądź Szanowny Panie/Szanowna Pani, najlepiej zakończyć tekst zwrotem “Z poważaniem” lub “Z wyrazami szacunku”. Dobrym rozwiązaniem jest także zastosowanie formy Łączę pozdrowienia. Możemy zakończyć także samym imieniem i nazwiskiem. W oficjalnej korespondencji nie należy stosować zakończenia “Pozdrawiam”.

Pożegnanie

Kończąc służbowy e-mail pamiętajmy, że istotny jest nasz osobisty podpis. Możemy to zrobić za pomocą imienia i nazwiska oraz wpisując stanowisko, jakie pełnimy w danej firmie. W niektórych firmach pracownicy posiadają elektroniczną wizytówkę.

Podsumowanie

W dzisiejszych czasach korespondencja prowadzona za pomocą poczty elektronicznej jest podstawowym narzędziem komunikacji. Codziennie wysyłamy nawet kilkadziesiąt e-maili o mniej lub bardziej oficjalnym tonie. Warto znać podstawowe zasady, jak pisać maile, gdyż ma to bezpośredni wpływ na to jak zostaniemy odebrani przez odbiorcę.

___________________________

To może Cię zainteresować:

Dobre praktyki e-mail marketingu

Wszystko co musisz wiedzieć o newsletterze i mailingu

___________________________

Jeśli chcesz przeprowadzić kampanię mailową, zarejestruj się na naszą platformę:

Zarejestruj się

Autor artykułu
Social Media & Content Manager

To może Cię zainteresować