Article image
Tagi:
mailing
3 min czytania

Praca biurowa, wysyłanie CV czy bezpośredni kontakt z klientem – to tylko nieliczne sytuacje, w których musisz pisać oficjalne maile. Umiejętność ta z pewnością przyda się niejednokrotnie, dlatego też warto poznać zasady prowadzenia służbowych komunikacji.Zastanawiasz się, jak poprawnie napisać maila? Poniżej podpowiadamy, jak stworzyć e-mail zgodny z zasadami pisowni, jak również etyką językową.

 

 

Wstęp

Wiadomość e-mailowa wysłana w kontaktach zawodowych bywa czymś bardzo istotnym – świadczy o naszej kulturze osobistej. Zanim dowiesz się, jak krok po kroku napisać oficjalnego maila, pamiętaj o podstawowej zasadzie, iż wiadomość służbowa powinna być tak samo zbudowana, jak e-mail nieoficjalny. Oznacza to, że powinna posiadać swój początek, czyli bezpośredni zwrot do odbiorcy, część główną oraz zakończenie. Szczególną rolę odgrywa język, za pomocą którego kontaktujemy się z partnerami i klientami.

Temat

Temat, czyli tytuł e-maila to bardzo istotny aspekt, którego w żadnym wypadku nie należy pomijać. Choćby po to, by nie marnować swojego wysiłku i pracy włożonej w sporządzenie oficjalnej wiadomości. Wielu z nas widząc nie zatytułowaną wiadomość po prostu jej nie otwiera. Zatem, skoro trzeba nadać e-mailowi tytuł, jak to zrobić? Dobrze, aby temat stanowił najkrótsze możliwe streszczenie tego, co znajduje się w treści wiadomości. W sytuacjach formalnych nie ma miejsca na metafory czy dowcipy.

Przywitanie

Najpowszechniejszym i najczęściej używanym zwrotem rozpoczynającym oficjalny e-mail jest formuła Szanowni Państwo. Takie rozwiązanie stosuje się, gdy nie wiemy, czy naszą wiadomość kierujemy do mężczyzny, czy do kobiety. Natomiast, jeśli adres e-mail wyraźnie wskazuje na płeć odbiorcy lub zdajemy sobie sprawę, kto nim jest, zwrot Szanowni Państwo należy zastąpić formułą Szanowny Panie bądź Szanowna Pani lub Dzień dobry.

 

W korespondencji oficjalnej (tak jak i w prywatnych mailach) najlepiej unikać rozpoczynania wiadomości od sformułowania Witam. Stosując ten zwrot adresat stawia się w sytuacji bardziej uprzywilejowanej niż sam odbiorca. Choć nie wszyscy mają świadomość wydźwięku tego powitania, należy założyć, iż niektóre osoby mogą poczuć się urażone widząc tak rozpoczętą wiadomość.

 

Pamiętajmy, by po każdym zwrocie do odbiorcy postawić przecinek, a kolejną linijkę wiadomości rozpocząć małą literą. Jeśli po raz kolejny odpowiadasz danej osobie na maila, możesz opuścić przywitanie i od razu skupić się na głównej części wiadomości.

 

 

Rozwinięcie

Oficjalny e-mail powinien być możliwie jak najkrótszy. Unikaj nadmiernego rozpisywania się i ogólników, które nic nie wnoszą do treści wiadomości. Zdecydowanie lepiej postawić na krótszy, ale konkretny komunikat, w którym zawrzesz wszystkie najważniejsze informacje. Skup się na tym, by dokładnie precyzować swoje myśli, wydawać jasne polecenia.

 

Stosuj raczej krótkie zdania, ponieważ odbiorca lepiej i szybciej je zrozumie. Jeśli masz do przekazania kilka informacji jednocześnie dobrym rozwiązaniem będzie wykorzystanie punktorów. Możesz także pogrubić bądź podkreślić najistotniejsze fragmenty. Dobrze jest pomyśleć również o podzieleniu dłuższych wypowiedzi na osobne akapity. Graficzne rozdzielenie wiadomości pozwala odbiorcy na lepsze zrozumienie korespondencji.

Treść

Pisząc e-maila należy zwrócić uwagę, by nie mieszać formuły oficjalną z formą nieoficjalną. Jeśli wybraliśmy zwrot Szanowny Panie/Szanowna Pani utrzymujmy w tym tonie dalszą wypowiedź. Słowa Pan i Pani zawsze piszemy dużymi literami – to wyraz szacunku dla odbiorcy. Używanie zdrobnień w korespondencji formalnej jest niestosowne.

 

Zanim ostatecznie wyślemy wiadomość, sprawdźmy, czy nie popełniliśmy błędów. Literówki, brak przecinków, rozpoczynanie zdań od małej litery, brak polskich znaków – to wszystko może świadczyć o braku staranności oraz szacunku do adresata.

Skróty

W oficjalnych e-mailach nie ma miejsca na skróty, takie jak pozdr., czyli pozdrawiam i inne. Mogą być one niejednoznacznie zinterpretowane, bo ograniczają się do jednej lub kilku liter. Komunikatywność tekstu to jedna z najważniejszych cech formalnych maili.

Emotikony

Emotikony mogą być urozmaiceniem prywatnych wiadomości, jednak w e-mailach o charakterze oficjalnym należy ich unikać. Nie wygląda to profesjonalnie, a poza tym korespondencja powinna być utrzymywana w poważnym tonie. Emotikony nie zwiększają poczucia sympatii, ale zmniejszają postrzeganie poziomu kompetencji.

Zakończenie

Każdy oficjalny e-mail rozpoczynany w formalnym tonie powinien zakończyć się w ten sam sposób. Jeśli więc na początku został użyty zwrot Szanowni Państwo czy Szanowny Panie/Szanowna Pani, na końcu należy dopisać Z poważaniem, Z wyrazami Szacunku lub Łączę pozdrowienia. Taka forma korespondencji jest bardzo mile widziana, zwłaszcza w pierwszych kontaktach z klientem.

Pożegnanie

Pod każdym oficjalnym mailem powinieneś się podpisać. Możesz to zrobić wpisując swoje pełne imię i nazwisko razem ze stanowiskiem lub, w przypadku, gdy jest to kolejna odpowiedź – dodając same inicjały. W firmach, zwłaszcza tych zajmujących się pracą biurową, każdy pracownik posiada własną stopkę w formularzu wiadomości z danymi oraz danymi firmy, którą reprezentuje.

Podsumowanie

Wielu z nas wysyła kilkadziesiąt maili dziennie. W tym natłoku bardzo często zapominamy o podstawowych zasadach, które obowiązują w formalnej korespondencji. Umiejętność poprawnego pisania oficjalnych wiadomości może wpłynąć na nasz wizerunek i bezpośredni kontakt z klientem.

 

___________________________

To może Cię zainteresować:

Dobre praktyki e-mail marketingu

Wszystko co musisz wiedzieć o newsletterze i mailingu

Autor artykułu
Community Manager

To może Cię zainteresować