Jak sprawdzić kontrahenta – weryfikacja wiarygodności firmy

Nawiązanie współpracy biznesowej z nowym kontrahentem niesie za sobą wiele korzyści dla przedsiębiorstwa. Niemniej jednak wiąże się ze sporym ryzykiem. Aby zabezpieczyć się przed niekorzystnymi decyzjami biznesowymi i utratą płynności finansowej warto dokonać weryfikacji kontrahenta. Zatem, gdzie i jak sprawdzić firmę, z którą planujemy nawiązać współpracę?

Spis treści:

Dlaczego warto sprawdzić kontrahenta
Jak sprawdzić kontrahenta?
Raport Refer Score – wszystkie informacje w jednym miejscu
Jakie aspekty bada narzędzie Refer Score?
Co zyskujemy korzystając z raportu Refer Score?
Podsumowanie

Dlaczego warto sprawdzić kontrahenta

Planujesz nawiązać współpracę w nowych partnerem biznesowym, ale nic o nim nie wiesz? Wybór rzetelnego partnera biznesowego przed dokonaniem transakcji to bez wątpienia bardzo istotna kwestia. Dlatego przed nawiązaniem współpracy z nową firmą, sprawdź, czy dana firma jest wiarygodna, pozyskaj jak najwięcej informacji na jej temat. Dzięki temu dowiesz się np. czy dana firma istnieje, czy jest uczciwa oraz unikniesz transakcji z fikcyjnym, czy też nieuczciwym partnerem biznesowym. A tym samym zmniejszysz ryzyko finansowe np. utraty pieniędzy, towaru oraz uchronisz się przed odpowiedzialnością podatkową za zobowiązania nieuczciwej firmy.

Jednym z najczęstszych problemów przedsiębiorców są nierzetelni kontrahenci i problem z wypłacalnością i terminowością regulowania zobowiązań przez kontrahentów. Podpisując umowę z firmą, której wskaźnik moralności płatniczej utrzymuje się na niskim poziomie, narażamy swoje przedsiębiorstwo na utratę płynności finansowej.

Aspekty takie jak: obecność w Krajowym Rejestrze Długów, nieterminowe wywiązywanie się z umów czy zwlekanie z uregulowaniem należności przez potencjalnych kontrahentów niewątpliwie przekładają się na pozycję naszej firmy. Zdecydowanie warto dokonywać dogłębnej analizy przedsiębiorców i wybierać solidnych i rzetelnych kontrahentów.

Jak sprawdzić kontrahenta?

Weryfikację wiarygodności firmy, z którym chcemy nawiązać współpracę należy przeprowadzić jeszcze przed podpisaniem umowy. Nie należy opierać się wyłącznie na zaufaniu i rozmowie.

Czynność, jaką jest sprawdzenie kontrahenta, dobrze jest przeprowadzić nawet przy jednorazowych transakcjach, gdyż współpraca z nieuczciwym przedsiębiorcą może negatywnie odbić się na finansach naszego przedsiębiorstwa. Bardzo wiele informacji na temat kontrahentów możemy znaleźć w bezpłatnych rejestrach publicznych dostępnych w sieci. Do weryfikacji zwykle wystarczy nam NIP kontrahenta. W ten sposób szybko sprawdzisz, czy firma jest zarejestrowana oraz czy jest podatnikiem VAT. Jeśli potrzebujemy szczegółowych informacji na temat kondycji finansowej warto skorzystać w płatnych źródeł tj. wywiadownie gospodarcze czy Biura Informacji Gospodarczej. Możesz skorzystać także z darmowego raportu Refer Score, w którym otrzymasz wszystkie informacje w jednym miejscu. Poniżej przedstawiamy sprawdzone sposoby na sprawdzanie kontrahenta.

Publiczne rejestry firm

Planując nawiązanie dłuższej współpracy z nowym kontrahentem, sprawdź dane udostępniane w oficjalnych rejestrach firm. Sprawdzenie kontrahenta dostarczy Ci informacji czy firma potencjalnego partnera biznesowego kto jest zarejestrowana, kto jest jest faktycznym właścicielem, a kto jest upoważniony do jej reprezentowania, co jest przedmiotem działalności firm, czy dana firma nie jest zawieszona oraz czy nie jest wobec niej prowadzone postępowanie upadłościowe. W zależności od formy prawnej powinniśmy skorzystać z CEIDG lub Krajowego Rejestru Sądowego.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)

CEIDG będzie właściwym rejestrem na sprawdzenie kontrahenta, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, a także w przypadku wspólników spółek cywilnych, którzy obowiązkowo figurują w CEIDG.

W CEIDG znajdziemy podstawowe dane, tj.

• ile lat firma istnieje na rynku,
• adres prowadzenia działalności,
• nazwa firmy, imię i nazwisko właścicieli, pełnomocników,
• dane kontaktowe oraz aktualny status przedsiębiorcy,
• informacje o zawieszeniu lub upadłości firmy,
• informacje na temat postępowania naprawczego i restrukturyzacyjnego. Krajowy Rejestr Sądowy.

Sprawdzenie kontrahenta w tym rejestrze jest możliwe, po wpisaniu danych właściciela działalności gospodarczej bądź numer NIP, REGON.
Jeśli chcesz sprawdzić w CEIDG informacje na temat spółki cywilnej, a konkretnie jej wspólników wypełnij rubrykę “NIP spółki cywilnej”.

Krajowy Rejestr Sądowy

W przypadku, gdy naszym partnerem biznesowym ma zostać spółka prawa handlowego spółka z ograniczoną odpowiedzialnością akcyjna, komandytowa akcyjna, komandytowa lub jawna zweryfikuj jej wiarygodność na podstawie informacji z Krajowego Rejestru Sądowego. Spółkę znajdziesz zaznaczając okienko “Przedsiębiorcy” i wpisując NIP, REGON, KRS lub nazwę. W rejestrze KRS znajdziemy dane podstawowe takiej jak adres, forma działalności, data wpisu i wykreślenia oraz dotyczące: współwłaścicieli i reprezentantów uprawnionych do podpisywania umów, wysokość kapitału akcyzowego, informacje o likwidacji podmiotu, sprawozdań sprzedażowych (każda spółka jest zobowiązana do przygotowania sprawozdań finansowych minimum raz w roku).

Co więcej Krajowy Rejestr Sądowy prowadzi instytucję o nazwie Rejestr Dłużników Niewypłacalnych, skąd możemy dowiedzieć się czy szukane przedsiębiorstwo zostało wpisane na listę dłużników.

Rejestr Gospodarki Narodowej – REGON

Sprawdzenie wiarygodności przedsiębiorstwa warto wykonać również za pośrednictwem Rejestru Gospodarki Narodowej, który prowadzony jest przez GUS. Znajdziesz tam, chociażby dane spółek cywilnych, które nie są uwzględnione w CEIDG. Wystarczy wpisać numer KRS, REGON, NIP lub adres a otrzymamy najważniejsze informacje o przedsiębiorstwie.

Wykaz podatników VAT – Biała Lista

Ważne jest również, aby sprawdzić status VAT kontrahenta w wykazie białej listy podatników VAT na stronie Ministerstwa Finansów. Za pomocą białej listy w szybki i łatwy sposób sprawdzimy, czy kontrahenci są obecnie czynnym podatnikiem VAT, czy był czynnym podatnikiem VAT na dzień wskazany w zapytaniu (wpisujesz datę), czy w ogóle nie był zarejestrowany jako płatnik VAT, kiedy został zarejestrowany lub wykreślony z rejestru VAT. Sprawdzisz także przypisane do niego rachunki bankowe potwierdzone przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na które możesz bezpiecznie dokonać przelewu. Pamiętaj, że przed zapłatą faktury masz obowiązek dołożyć należytej staranności przy kontroli statusu kontrahenta, istotnych dla odpowiedzialności za zobowiązania w VAT. Za pomocą Białej Listy sprawdzisz też, czy dane na fakturze zostały poprawnie wpisane. 

Jeśli kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT pojawi się komunikat „Zarejestrowany podatnik VAT”, jeśli nie „Niezarejestrowany podatnik VAT”.

Informacje z Urzędu Skarbowego

Możesz złożyć wniosek, w odpowiedzi, na który Urząd Skarbowy wyda zaświadczenie czy Twój kontrahent składa deklaracje, prawidłowo rozlicza podatki oraz czy nie zalega z zapłatą podatków wynikających ze złożonych deklaracji i innych dokumentów.

Złożenie wniosku do Urzędu Skarbowego jest możliwe tylko w sytuacji, gdy już jesteś kontrahentem danego podatnika – inaczej stroną transakcji. Nie otrzymasz takiego zaświadczenia na temat przyszłych kontrahentów. Możesz bezpłatnie dowiedzieć się tylko czy jest czynnym płatnikiem VAT. Jednak przed przeprowadzeniem transakcji  zawsze możesz poprosić, aby Twoi potencjalni kontrahenci dostarczyli Ci zaświadczenie o braku zaległości w rozliczeniach z Urzędem Skarbowym czy też w składkach z ubezpieczenia społecznego w ZUS.

Biuro Informacji Gospodarczej

Biuro Informacji Gospodarczej (BIG) to miejsca, w którym możesz pobrać raport o bieżącym stanie zobowiązań danego podmiotu, w ten sposób szybko dowiesz się czy potencjalni kontrahenci na bieżąco regulują zobowiązania i nie zalegają z płatnościami oraz jaka jest ich kondycja finansowa.

• W Polsce funkcjonują następujące BIG:
• Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor),
• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA (KRD)
• Rejestr Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A.
• Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG),
•  Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych.

BIG wspierają firmy w zakresie prewencji i zarządzania należnościami. W bazie KRD znajdziesz informacje o firmach i osobach prywatnych, które nie wywiązały się ze zobowiązań wobec innych podmiotów. Z usług Biura Informacji Gospodarczej (BIG) mogą korzystać zarówno małe i duże firmy, jak i osoby fizyczne. Dzięki nim dowiesz się czy dany podmiot jest wiarygodny finansowo.

Rejestr dłużników niewypłacalnych

Rejestr prowadzony jest przez KRS, a dłużnicy są do niego wpisywani na podstawie orzeczenia sądu. Rejestr jest jawny, dzięki temu każdy może sprawdzić, czy przedsiębiorca figuruje, czy nie figuruje w rejestrze.  Celem weryfikacji stanu finansowego potencjalnego partnera biznesowego należy złożyć do KRS wniosek o wydanie zaświadczenia, że podmiot nie jest wpisany do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych (CDN) lub że podmiot nie jest wpisany (KRS-CDT). Koszt złożenia wniosku to 15 zł. Jeśli już znasz numer RDN, czyli numer, pod którym dłużnik jest wpisany do rejestru, możesz za pomocą tego nr odnaleźć firmę w rejestrze, bez składania żadnych wniosków.

Giełdy Długów

Kolejnym ze sposobów na sprawdzenie wiarygodności jest weryfikacja czy kontrahent figuruje na giełdach długów, czyli w rejestrach wierzytelności wystawionych na sprzedaż. Giełdy długów możesz łatwo znaleźć w Internecie.

Sprawdź informacje w Internecie

Kluczową kwestią w ocenie wiarygodności firmy jest niewątpliwie sprawdzenie informacji dostępnych w Internecie. Zobacz stronę internetową, prześledź profile w social mediach i sprawdź opinie. Z dostępnych informacji możesz wywnioskować czy dany przedsiębiorca jest wiarygodny.
Dzięki opiniom dowiemy się czy partner biznesowy, z którym zamierzamy podpisać umowę reguluje należności w wyznaczonym terminie, a co za tym idzie – nie powoduje zatorów w finansach. Jeśli firma blokuje możliwość wystawiania opinii np. na Faceboku, coś może być nie tak. Pamiętajmy jednak, że negatywnych opinii nie należy traktować jako jedyne kryterium, gdyż mogą one pochodzić od konkurencji. Mogą natomiast stanowić dopełnienie informacji z innych źródeł.

Wywiadownie Gospodarcze

Możesz także zdecydować się na skorzystanie z usług wywiadowni gospodarczych, które specjalizują się w sprawdzaniu wiarygodności i kondycji firm. Na podstawie gromadzonych i analizowanych informacji przygotowują zbiorczy raport, który zawiera przydatne dla Ciebie informacje. Jednak tego typu usługi są kosztowne, dlatego mamy dla Ciebie korzystniejsze rozwiązanie.

Podsumowanie

Dobierając odpowiedniego partnera biznesowego możemy uatrakcyjnić własną działalność gospodarczą, pozyskać nowych klientów oraz poprawić sytuację finansową, co bezsprzecznie przyczyni się do odniesienia sukcesu. Niestety bardzo często przedsiębiorcy spotykają się z nieuczciwością i nierzetelnością drugiej strony. Aby tego uniknąć, warto zwrócić uwagę na wiarygodność kontrahenta. Dzięki temu zyskamy pewność, że podejmujemy korzystną decyzję, która pozytywnie wpłynie na działanie naszej firmy.

Przetestuj bezpłatnie system DMSales przez 14 dni. Testuj bezpłatnie i wygeneruj raport Refer Score.

PRZETESTUJ BEZPŁATNIE