Rozpoczynasz ekspansję zagraniczną w sprzedaży? Potrzebujesz napisać e mail po angielsku, aby rozpocząć budowę relacji z kontrahentem zagranicznym, ale nie wiesz jak? Poniżej znajdziesz pomocne wskazówki o tym, jak powinna wyglądać tzw. zimna wiadomość do potencjalnego zagranicznego partnera handlowego. Pokazujemy, jaką mieć formę oraz jakich słów używać, aby przełamać komunikacyjne lody, a jednocześnie, aby Twój e mail po angielsku wyglądał profesjonalnie i odniósł dobry pożądany efekt uzyskania odpowiedzi.

Jak napisać maila po angielsku?

Pisanie maila po angielsku, zwłaszcza oficjalnego maila, wymaga użycia zwrotów grzecznościowych, odpowiedniego tonu i jasności w przekazie. Zachowaj formalny styl, używaj uprzejmych zwrotów i jasno wyrażaj swoje myśli. Skoncentruj się na strukturze wiadomości, podzielając ją na wprowadzenie, treść główną i podsumowanie. Użyj odpowiedniego tematu, sprawdź poprawność gramatyczną i ortograficzną oraz zakończ maila grzecznościowym pozdrowieniem i podpisem.

Na czym polega technika cold mailingu?

Cold mailing (zimny mailing) to technika marketingowej komunikacji polegająca na wysyłaniu spersonalizowanych wiadomości e-mail do grupy potencjalnych klientów w celu nawiązania nowych relacji biznesowych i promowania usług lub produktów. Jest to pierwszy kontakt z odbiorcą np. zagranicznym, który należy do profilu naszego idealnego klienta. W komunikacji z zagranicznym kontrahentem cold mailing może być skutecznym narzędziem w porównaniu do zwykłej reklamy, ponieważ ma większą skuteczność, osiągając średnio 20-30% lepsze wyniki. Kluczowe znaczenie ma personalizacja treści samej wiadomości, oparta na analizie preferencji przesłanek dla danej grupy docelowej. Dobrze zaplanowana kampania cold mailingowa pozwala firmom poszerzać sieć kontaktów zagranicą i zdobywać nowych klientów w opłacalny sposób. Pamiętaj, aby personalizować komunikację i stosować się do wszelkich porad, które pozwolą Ci wycisnąc z cold mailingu jak najwięcej.

4 techniki mailingu, które pozwolą Ci pozyskać leady

Najważniejsze zasady cold mailingu kierowanego do zagranicznych kontrahentów

Wysyłanie oficjalnego maila do kontrahenta zagranicznego, zazwyczaj wiąże się z konkretnym celem, np. badania potrzeby czy istnienia problemu, umówienia spotkania, czy zaproszenia na osobiste spotkanie na imprezie targowej. Ważne więc, aby zachować wszelkie zasady interpunkcji oraz ortografii, a także aby użyta została odpowiednia forma i język uwzględniający ton i styl w jakim posługują się ludzie w danym kraju. Świadczy to bowiem o naszej kulturze osobistej, a także kreuje pierwsze wrażenie o nas, co nie jest bez znaczenia przy przełamywaniu pierwszych lodów. Ważnym, aby przed wysłaniem oficjalnego maila do partnera zagranicznego trzymać się poniższych 3 reguł:

selekcja osób decyzyjnych z firm do których chcesz dotrzeć, a które są w Twojej grupie docelowej
nawiązanie kontaktu z tymi osobami poprzez wiadomość otwierającą wysłaną za pośrednictwem poczty elektronicznej
podjęcie tematu (nawiązanie relacji) jeśli odpiszą, a jeśli nie — wysyłka od jednej do kilku wiadomości przypominającej

Przygotowując wiadomość e mail po angielsku, należy przede wszystkim należy pamiętać o tym, że struktura praktycznie każdej formy pisemnej powinna mieć wstęp, rozwinięcie oraz zakończenie. Oficjalny zimny e-mail nie jest tutaj wyjątkiem. Pamiętaj również, że nie należy stosować skrótów na żadnym etapie pisania maila. Odnosi się to zarówno do treści pisanych w języku polskim, jak i obcym.

Cold maile do kontrahentów zagranicznych sprawdzają się w przypadku firm B2B, które sprzedają do średnich i dużych przedsiębiorstw. Głównie jest to związane z tym, że:

Cold mailing to najłatwiejszy sposób bezpośredniego dotarcia do potencjalnego klienta, czyli do osoby decyzyjnej takiej firmy.
Przedstawiciele średnich i dużych rzadko szukają aktynie nowych rozwiązań i dostawców, więc warto odwrócić rolę i zgłosić się do nich jako pierwsi.
Średnie i duże firmy mają (zazwyczaj) większe budżety i można do nich sprzedawać droższe usługi/produkty. Cold mailing to na ogół (choć nie zawsze) jest znacznie tańszym kanałem dotarcia do potencjalnego klienta od marketingu internetowego, zatem aby osiągnąć odpowiedni zwrot z inwestycji (ROI), musisz sprzedawać jednorazowo, ale na wysokie kwoty, lub na niższe, ale powtarzalnie (np. miesięczny abonament).

Przygotowanie tematu oficjalnej wiadomości i nadawca wiadomości

Temat cold mailingu jest ważnym elementem, ponieważ to właśnie on decyduje o tym, czy odbiorca otworzy wiadomość i będzie zainteresowany jej treścią. Angażujący temat ma za zadanie wzbudzić ciekawość i zachęcić do dalszego czytania. Oto kilka przykładów angażujących tematów maili:

„Pomysł na zwiększenie efektywności działu sprzedaży” – Taki temat skierowany do osób zarządzających może zaciekawić, ponieważ obiecuje rozwiązanie konkretnego problemu, który jest dla nich istotny.
„Wyjątkowa oferta dla Ciebie – tylko przez 48 godzin!” – Ten temat sugeruje, że odbiorca ma dostęp do wyjątkowej oferty, ale musi działać szybko. To może go skłonić do otwarcia wiadomości i sprawdzenia, co dokładnie jest oferowane.
„Zainspiruj swoją kreatywność – nowe narzędzia dla grafików” – Temat ten odnosi się do konkretnego zawodu lub zainteresowań odbiorcy, co może go zainteresować i skłonić do zapoznania się z treścią maila.
„Zaproszenie na wyjątkową konferencję z udziałem ekspertów” – Taki temat sugeruje, że odbiorca ma szansę wzięcia udziału w prestiżowej konferencji i skorzystania z wiedzy ekspertów. To może wzbudzić zainteresowanie i ciekawość.
„Czy wiesz, jak zwiększyć sprzedaż o 50%? Odkryj nasze sprawdzone strategie” – Temat ten stawia pytanie, które może zaciekawić przedsiębiorców lub osoby odpowiedzialne za sprzedaż, ponieważ obiecuje skuteczne strategie zwiększania wyników sprzedażowych.

Wszystkie te przykłady mają na celu zwrócenie uwagi odbiorcy, wzbudzenie ciekawości i zachęcenie go do otwarcia wiadomości oraz zapoznania się z jej treścią. Ważne jest dostosowanie tematu do grupy docelowej, aby był on odpowiedni i interesujący dla konkretnych odbiorców.

Przywitanie – mail po angielsku

Rozpoczęcie oficjalnego maila, powinno składać się z bezpośredniego zwrotu do adresata. Najbardziej odpowiednimi formami są: Dear Mr./Ms./Miss/Mrs./Dr., po których należy dodać nazwisko odbiorcy.

W języku angielskim używa się zwrotów grzecznościowych, określających status cywilny danej osoby. Jeżeli znasz płeć Twojego odbiorcy, możesz napisać Dear:

Mr. – w przypadku kiedy jest to mężczyzna. Dodatkowo tytuł ten odnosi się do wszystkich mężczyzn, bez względu na to, czy jest on zamężny, czy nie.
Mrs. – taki zwrot należy skierować, do kobiety, która jest zamężna,
Miss -ten z kolei używany jest w stosunku do kobiety, która nie posiada męża.
Najbezpieczniejszą jednak opcją, oraz w wielu przypadkach najgrzeczniejszą jest skorzystanie ze zwrotu Ms., który jak w przypadku odpowiednika Mr., nie określa stanu cywilnego kobiety.
Zwrotu Dr. użyj w przypadku, gdy wiesz, że Twój odbiorca, posiada ten tytuł naukowy.
Dear _Surname_ . Jeżeli wciąż nie wiemy jaki tytuł wybrać, można skorzystać z tej opcji i po zwrocie ,,Dear’’ użyć pełnego nazwiska adresata.
To whom it may concern. Kiedy nie znasz swojego odbiorcy, ponieważ wysyłasz mail, np. do urzędu, warto użyć tego zwrotu. Jest on formalny, pełen szacunku i inkluzywny.
Dear _Job Title_ . Możesz również rozpocząć mail, od skierowania go do osoby zajmującej konkretne stanowisko, np. Dear Hiring Manager, Dear CEO, etc.

Zwróć uwagę, aby nie używać Dear Sir/Madame – jest wiele alternatyw, które zostały podane powyżej. Użycie tego zwrotu, jest przedawnione, ponad to obecnie odbierane jest jako niegrzeczne.

Wstęp – mail po angielsku

Pamiętaj, w języku angielskim inaczej niż w polskim, po przywitaniu, powinno się postawić kropkę (należy również unikać wykrzyknika), a pierwsze zdanie powinno rozpocząć się wielką literą.

Jeżeli odpowiadasz na maila, to zawsze warto podziękować za otrzymaną wiadomość. Np. odpowiadając na zapytanie klienta, możesz odpisać:

Thank you for your inquiry. – Dziękuję za Twoje pytanie.
Thank you for contacting DBMS company. – Dziękuję za kontakt z DBMS.

Cel wiadomości

Określ swój cel. Służbowa wiadomość powinna być możliwie najkrótsza. Nie zabieraj nadmiernie dużo czasu osobie z którą się kontaktujesz, ponad to jasno przedstaw cel kontaktu. Na wstępie możesz użyć wielu formułek, które pomogą Twojemu odbiorcy szybko dowiedzieć się po co piszesz. Jeśli Twój mail ma na celu:

Odpowiedź na poprzedniego maila, to najlepiej zacząć od zdań, typu:
I am writing in reference to … – Piszę w związku z …
I am writing with regards to… – Piszę w związku z…
I am writing in connection with… – Piszemy w nawiązaniu do…
Złożyć zapytanie o coś lub chcemy uzyskać daną informację:
I am writing to enquire about – Piszę z zapytaniem o…
I am contacting you to… – Kontaktuję się z tobą, aby…
Would it be possible for you to send me…? – Czy mogliby Państwo wysłać nam…?
Could you please let me know if… – Czy mogliby Państwo dać nam znać czy…
Could you please pass ….? – Czy mogliby Państwo przesłać …
W celu złożenia zażaleń:
I am writing to express my dissatisfaction with… – Piszę w celu wyrażenia swojego niezadowolenia…
I regret to say that I am not fully satisfied with… – Z przykrością stwierdzam, że nie jestem w pełni usatysfakcjonowany/a z…
I am writing to express my concern about the fact that… – Piszę, aby wyrazić swoje obawy na temat…

Krótkie i zwięzłe wiadomości są również przyjemniejsze w czytaniu, co przekłada się na szybką odpowiedź ze strony adresata. Optymalna długość służbowej wiadomości to taka, by mieściła się w pięciu zdaniach.

Jak napisać rozwinięcie w mejlu po angielsku?

W tej części formalnego maila klarownie napisz, czego oczekujesz poprzez tą wiadomość. Skup się na tym, by nie przedłużać zbędnie treści i precyzyjnie się wyrażać. Możesz zastosować wypunktowanie, które poprawi przejrzystość Twojej wiadomości. Warto użyć również akapitów. Pamiętajmy, że jest to oficjalny e-mail, więc omijamy używanie emotikon oraz skrótów. Przykłady treści:

I will look forward to discussing this with you further … – Z niecierpliwością czekam na dalszą rozmowę z Tobą…
I am waiting for further developments on this topic…- Czekam na dalszy rozwój sprawy w tym temacie…
Please look over the draft…- Proszę sprawdź mój szkic
I am attaching… – Załączam

Zwróć również uwagę na zachowanie poprawności gramatycznej i ortograficznej! Jeżeli nie masz pewności co do zastosowania danego słowa, a w Internecie nie znajdziesz jasnej porady, to lepiej, aby użyć bardziej popularnego słowa, ale w poprawnej formie.

Zakończenie maila – e-mail po angielsku

Przed zakończeniem e-maila uprzejmie jeszcze raz podziękuj czytelnikowi i dodaj kilka uprzejmych uwag końcowych. Możesz zacząć od:

I look forward to hearing from you – Czekam na odpowiedź.
If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know – Jeśli masz jakieś pytania, proszę powiadom mnie
Thank you for your consideration- Dziękuję za Twoją uwagę

Na samym końcu należy się podpisać, w tym celu, wybierz jedną z poniższych opcji:

Best regards,
Sincerely,
Thank you – to słowa, które są profesjonalne.

Unikaj zamknięć typu „Best wishes” lub „Love”, chyba, że z czytelnikiem jesteście zaprzyjaźnieni. Ostatnim krokiem jest dołączenie Twojego podpisu. Aby napisać e mail zgodnie z obowiązującymi zasadami kontaktu B2B podpisz się swoim imieniem i nazwiskiem.

Pamiętaj, że najważniejsze jest to, aby treść była zrozumiała i nie zawierała błędów. Dlatego na koniec, zanim wyślesz wiadomość przejrzyj i sprawdź dobór słów oraz pisownię jeszcze raz, aby upewnić się, że jest naprawdę odpowiednia.

Przykład oficjalnego e-maila po angielsku:

Tytuł: DMSales Product Feedback

Dear Ms. Gosciniewicz

Thank you for contacting DBMS. Your Refer Score review is incredibly helpful for us, as we can enhance the users experience at DMSales. Positive changes will be made from your insight.

As soon as we improve this section, we will inform you. I will look forward to discussing this with you further, after the implementation of some fixes.
Thank you for your consideration.

Best regards,

Małgorzata Olkowicz
Growth Specialist

Zwroty grzecznościowe, które można użyć tworząc e mail po angielsku:

– Tell you that
– Whom it may concern
– Inform you that
– Write back soon
– Let me know if
– Thank you in advance
– Thanks for getting back
– Please find attached
– Hope you are well
– Can be of assistance
– Draw your attention
– Look forward to hearing

Już teraz korzystając z naszego nowego narzędzia Generatora treści wspieranego sztuczną inteligencją (chat GPT) stworzysz maile w 1 minutę we wszystkich językach o dowolnej tematyce. Przekonaj się, jak w łatwy i szybki sposób, nawet bez znajomości języka możesz stworzyć oficjalny mail po angielsku. Asystent przygotuje list formalny, a także nieformalnego maila i maila formalnego, stworzy wstęp, rozwinięcie i zakończenie maila.

Przekonaj się sam #Nowość Chat GPT w systemie DMSales

Wypróbuj swoich sił i korzystając z bezpłatnego pakietu rozpocznij swoją ekspansję zagraniczną wykorzystując kampanię cold malingową do kontrahentów z zagranicy

> Testuj bezpłatnie <