Retencja danych i przechowywanie logów systemowych

Każdy podmiot przetwarzający dane osobowe jak również powołujący się na określoną zgodę dotyczącą przetwarzania tych danych zobowiązany jest na wniosek podmiotu, którego dane są przetwarzane jak również na wniosek uprawnionego organu do wskazania, skąd dane zostały pozyskane oraz jaka była treść zgody, której udzieliła dana osoba lub podmiot. Obowiązek ten jest bezterminowy. Ponieważ za przetwarzanie danych osobowych odpowiada zawsze administrator, sam fakt wskazania jako źródła danych podmiotu, od którego dane te zostały odkupione nie zwalnia z obowiązku wskazania źródła zgody. Odrębnym zagadnieniem jest kwestia przechowywania logów systemowych (retencja danych).

Przechowywanie logów systemowych

Obowiązek ten wynika wprost z art. 180a Prawa Telekomunikacyjnego: Z zastrzeżeniem art. 180c ust. 2 pkt 2, operator publicznej sieci telekomunikacyjnej oraz dostawca publicznie dostępnych usług telekomunikacyjnych są obowiązani na własny koszt: zatrzymywać i przechowywać dane, o których mowa w art. 180c, generowane w sieci telekomunikacyjnej lub przez nich przetwarzane, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przez okres 12 miesięcy, licząc od dnia połączenia lub nieudanej próby połączenia, a z dniem upływu tego okresu dane te niszczyć, z wyjątkiem tych, które zostały zabezpieczone, zgodnie z przepisami odrębnymi; W świetle tej definicji jak również pozyskanych informacji, Zamawiający nie ma statusu operatora publicznej sieci telekomunikacyjnej, tak więc nie dotyczy go obowiązek przechowywania danych retencyjnych wynikających ze wskazanych przepisów. Obowiązek przechowywania wynikający z art. 168 Prawa telekomunikacyjnego dotyczy jedynie przechowywania danych w zakresie umożliwiającym ustalenie należności za wykonanie tych usług oraz rozpatrzenie reklamacji. Tak więc przepis ten ma charakter semi-imperatywny i nie dotyczy wszystkich podmiotów świadczących usługi telekomunikacyjne a jedynie tych, których usługi związane są z naliczaniem należności związanych z retencją danych, a co za tym idzie – niezbędnym jest przechowywanie takich danych na cele rozpatrywania ewentualnych reklamacji. Brak obowiązku przechowywania w/w danych nie zwalnia jednak Zamawiającego z obowiązku wykazani, iż pozyskał odpowiednią zgodę jak również z obowiązku udokumentowania, iż wywiązał się z obowiązków informacyjnych wynikających z innych przepisów prawa.