Jak pisać oficjalne maile po angielsku?

Potrzebujesz napisać oficjalny lub biznesowy e-mail po angielsku, ale nie wiesz jak? Poniżej znajdziesz informacje o tym, jak powinien wyglądać, jaką mieć formę oraz jakich słów używać, aby Twój email wyglądał profesjonalnie.

Od czego zaczać?

Wysyłanie oficjalnego maila, zazwyczaj wiąże się z konkretnym celem, np. otrzymania pracy, pozyskania klienta, zapytania do wykładowcy, czy pisma do urzędu. Ważne więc, aby zachowane były wszelkie zasady interpunkcji oraz ortografii, a także aby użyta została odpowiednia forma i oficjalny język. Świadczy to bowiem o naszej kulturze osobistej, a także kreuje pierwsze wrażenie o nas.
Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że struktura praktycznie każdej formy pisemnej powinna mieć wstęp, rozwinięcie oraz zakończenie. Oficjalny e-mail nie jest tutaj wyjątkiem. Pamiętaj również, że nie należy stosować skrótów na żadnym etapie pisania maila. Odnosi się to zarówno do treści pisanych w języku polskim, jak i obcym.

Temat

Temat jest bardzo ważnym elementem maila. Jest to pierwsza rzecz, którą zobaczy Twój odbiorca, dlatego postaraj się, aby był obrazował cel i zrozumiały. Najlepiej będzie, gdy w tytule streścisz swoją wiadomość, tak aby było wiadomo w jakiej sprawie jest kierowany mail. Unikaj pojedynczego zdania, czy przywitania, na przykład Hello! W tytule maila, możesz zawrzeć nadawcę, aby odbiorca wiedział, z kim ma do czynienia, nie jest to jednak konieczne:
Przykład: DMSales webinar invitation.

Przywitanie

Rozpoczęcie oficjalnego maila, powinno składać się z bezpośredniego zwrotu do adresata. Najbardziej odpowiednimi formami są: Dear Mr./Ms./Miss/Mrs./Dr., po których należy dodać nazwisko odbiorcy.

W języku angielskim używa się zwrotów grzecznościowych, określających status cywilny danej osoby. Jeżeli znasz płeć Twojego odbiorcy, możesz napisać Dear:

Mr. – w przypadku kiedy jest to mężczyzna. Dodatkowo tytuł ten odnosi się do wszystkich mężczyzn, bez względu na to, czy jest on zamężny, czy nie.
Mrs. – taki zwrot należy skierować, do kobiety, która jest zamężna,
Miss -ten z kolei używany jest w stosunku do kobiety, która nie posiada męża.
Najbezpieczniejszą jednak opcją, oraz w wielu przypadkach najgrzeczniejszą jest skorzystanie ze zwrotu Ms., który jak w przypadku odpowiednika Mr., nie określa stanu cywilnego kobiety.
Zwrotu Dr. użyj w przypadku, gdy wiesz, że Twój odbiorca, posiada ten tytuł naukowy.
Dear _Surname_ . Jeżeli wciąż nie wiemy jaki tytuł wybrać, można skorzystać z tej opcji i po zwrocie ,,Dear’’ użyć pełnego nazwiska adresata.
To whom it may concern. Kiedy nie znasz swojego odbiorcy, ponieważ wysyłasz mail, np. do urzędu, warto użyć tego zwrotu. Jest on formalny, pełen szacunku i inkluzywny.
Dear _Job Title_ . Możesz również rozpocząć mail, od skierowania go do osoby zajmującej konkretne stanowisko, np. Dear Hiring Manager, Dear CEO, etc.

Zwróć uwagę, aby nie używać Dear Sir/Madame – jest wiele alternatyw, które zostały podane powyżej. Użycie tego zwrotu, jest przedawnione, ponad to obecnie odbierane jest jako niegrzeczne.

Wstęp

Pamiętaj, w języku angielskim inaczej niż w polskim, po przywitaniu, powinno się postawić kropkę (należy również unikać wykrzyknika), a pierwsze zdanie powinno rozpocząć się wielką literą.

Jeżeli odpowiadasz na maila, to zawsze warto podziękować za otrzymaną wiadomość. Np. odpowiadając na zapytanie klienta, możesz odpisać:

Thank you for your inquiry. – Dziękuję za Twoje pytanie.
Thank you for contacting DBMS company. – Dziękuję za kontakt z DBMS.

Cel wiadomości

Określ swój cel. Służbowa wiadomość powinna być możliwie najkrótsza. Nie zabieraj nadmiernie dużo czasu osobie z którą się kontaktujesz, ponad to jasno przedstaw cel kontaktu. Na wstępie możesz użyć wielu formułek, które pomogą Twojemu odbiorcy szybko dowiedzieć się po co piszesz. Jeśli Twój mail ma na celu:

Odpowiedź na poprzedniego maila, to najlepiej zacząć od zdań, typu:
I am writing in reference to … – Piszę w związku z …
I am writing with regards to… – Piszę w związku z…
I am writing in connection with… – Piszemy w nawiązaniu do…
Złożyć zapytanie o coś lub chcemy uzyskać daną informację:
I am writing to enquire about – Piszę z zapytaniem o…
I am contacting you to… – Kontaktuję się z tobą, aby…
Would it be possible for you to send me…? – Czy mogliby Państwo wysłać nam…?
Could you please let me know if… – Czy mogliby Państwo dać nam znać czy…
Could you please pass ….? – Czy mogliby Państwo przesłać …
W celu złożenia zażaleń:
I am writing to express my dissatisfaction with… – Piszę w celu wyrażenia swojego niezadowolenia…
I regret to say that I am not fully satisfied with… – Z przykrością stwierdzam, że nie jestem w pełni usatysfakcjonowany/a z…
I am writing to express my concern about the fact that… – Piszę, aby wyrazić swoje obawy na temat…

Krótkie i zwięzłe wiadomości są również przyjemniejsze w czytaniu, co przekłada się na szybką odpowiedź ze strony adresata. Optymalna długość służbowej wiadomości to taka, by mieściła się w pięciu zdaniach.

Jak napisać rozwinięcie?

W tej części formalnego maila klarownie napisz, czego oczekujesz poprzez tą wiadomość. Skup się na tym, by nie przedłużać zbędnie treści i precyzyjnie się wyrażać. Możesz zastosować wypunktowanie, które poprawi przejrzystość Twojej wiadomości. Warto użyć również akapitów. Pamiętajmy, że jest to oficjalny e-mail, więc omijamy używanie emotikon oraz skrótów. Przykłady treści:

I will look forward to discussing this with you further … – Z niecierpliwością czekam na dalszą rozmowę z Tobą…
I am waiting for further developments on this topic…- Czekam na dalszy rozwój sprawy w tym temacie…
Please look over the draft…- Proszę sprawdź mój szkic
I am attaching… – Załączam

Zwróć również uwagę na zachowanie poprawności gramatycznej i ortograficznej! Jeżeli nie masz pewności co do zastosowania danego słowa, a w Internecie nie znajdziesz jasnej porady, to lepiej, aby użyć bardziej popularnego słowa, ale w poprawnej formie.

Zakończenie e-maila.

Przed zakończeniem e-maila uprzejmie jeszcze raz podziękuj czytelnikowi i dodaj kilka uprzejmych uwag końcowych. Możesz zacząć od:

I look forward to hearing from you – Czekam na odpowiedź.
If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know – Jeśli masz jakieś pytania, proszę powiadom mnie
Thank you for your consideration- Dziękuję za Twoją uwagę

Na samym końcu należy się podpisać, w tym celu, wybierz jedną z poniższych opcji:

Best regards,
Sincerely,
Thank you – to słowa, które są profesjonalne.

Unikaj zamknięć typu „Best wishes” lub „Love”, chyba, że z czytelnikiem jesteście zaprzyjaźnieni. Ostatnim krokiem jest dołączenie Twojego podpisu. Podpisz się swoim imieniem i nazwiskiem.

Pamiętaj, że najważniejsze jest to, aby treść była zrozumiała i nie zawierała błędów. Dlatego na koniec, zanim wyślesz wiadomość przejrzyj i sprawdź dobór słów oraz pisownię jeszcze raz, aby upewnić się, że jest naprawdę odpowiednia.

Przykład oficjalnego e-maila.

Tytuł: DMSales Product Feedback

Dear Ms. Gosciniewicz

Thank you for contacting DBMS. Your Refer Score review is incredibly helpful for us, as we can enhance the users experience at DMSales. Positive changes will be made from your insight.

As soon as we improve this section, we will inform you. I will look forward to discussing this with you further, after the implementation of some fixes.
Thank you for your consideration

Best regards

DMSales Support Team

Już teraz korzystając z naszego nowego narzędzia Generatora treści wspieranego sztuczną inteligencją (chat GPT) stworzysz maile w 1 minutę we wszystkich językach o dowolnej tematyce. Przekonaj się sam #Nowość Chat GPT w systemie DMSales

Jeśli chcesz realizować wysyłkę oficjalnych maili biznesowych, skorzystaj z systemu DMSales. Załóż bezpłatne konto i angażuj właściwych kupujących.

KORZYSTAJ ZA DARMO