
Jak w bezpieczny sposób zarządzać procesem prospectingu B2B?
Kampania prospectingowa jest jedną z bardzo skutecznych metod wsparcia procesu ...
Potrzebujesz napisać oficjalny lub biznesowy e-mail po angielsku, ale nie wiesz jak? Poniżej znajdziesz informacje o tym, jak powinien wyglądać, jaką mieć formę oraz jakich słów używać, aby Twój email wyglądał profesjonalnie.
Wysyłanie oficjalnego maila, zazwyczaj wiąże się z konkretnym celem, np. otrzymania pracy, pozyskania klienta, zapytania do wykładowcy, czy pisma do urzędu. Ważne więc, aby zachowane były wszelkie zasady interpunkcji oraz ortografii, a także aby użyta została odpowiednia forma i oficjalny język. Świadczy to bowiem o naszej kulturze osobistej, a także kreuje pierwsze wrażenie o nas.
Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że struktura praktycznie każdej formy pisemnej powinna mieć wstęp, rozwinięcie oraz zakończenie. Oficjalny e-mail nie jest tutaj wyjątkiem. Pamiętaj również, że nie należy stosować skrótów na żadnym etapie pisania maila. Odnosi się to zarówno do treści pisanych w języku polskim, jak i obcym.
Temat jest bardzo ważnym elementem maila. Jest to pierwsza rzecz, którą zobaczy Twój odbiorca, dlatego postaraj się, aby był obrazował cel i zrozumiały. Najlepiej będzie, gdy w tytule streścisz swoją wiadomość, tak aby było wiadomo w jakiej sprawie jest kierowany mail. Unikaj pojedynczego zdania, czy przywitania, na przykład Hello! W tytule maila, możesz zawrzeć nadawcę, aby odbiorca wiedział, z kim ma do czynienia, nie jest to jednak konieczne:
Przykład: DMSales webinar invitation.
Rozpoczęcie oficjalnego maila, powinno składać się z bezpośredniego zwrotu do adresata. Najbardziej odpowiednimi formami są: Dear Mr./Ms./Miss/Mrs./Dr., po których należy dodać nazwisko odbiorcy.
W języku angielskim używa się zwrotów grzecznościowych, określających status cywilny danej osoby. Jeżeli znasz płeć Twojego odbiorcy, możesz napisać Dear:
Zwróć uwagę, aby nie używać Dear Sir/Madame – jest wiele alternatyw, które zostały podane powyżej. Użycie tego zwrotu, jest przedawnione, ponad to obecnie odbierane jest jako niegrzeczne.
Pamiętaj, w języku angielskim inaczej niż w polskim, po przywitaniu, powinno się postawić kropkę (należy również unikać wykrzyknika), a pierwsze zdanie powinno rozpocząć się wielką literą.
Jeżeli odpowiadasz na maila, to zawsze warto podziękować za otrzymaną wiadomość. Np. odpowiadając na zapytanie klienta, możesz odpisać:
Określ swój cel. Służbowa wiadomość powinna być możliwie najkrótsza. Nie zabieraj nadmiernie dużo czasu osobie z którą się kontaktujesz, ponad to jasno przedstaw cel kontaktu. Na wstępie możesz użyć wielu formułek, które pomogą Twojemu odbiorcy szybko dowiedzieć się po co piszesz. Jeśli Twój mail ma na celu:
Krótkie i zwięzłe wiadomości są również przyjemniejsze w czytaniu, co przekłada się na szybką odpowiedź ze strony adresata. Optymalna długość służbowej wiadomości to taka, by mieściła się w pięciu zdaniach.
W tej części formalnego maila klarownie napisz, czego oczekujesz poprzez tą wiadomość. Skup się na tym, by nie przedłużać zbędnie treści i precyzyjnie się wyrażać. Możesz zastosować wypunktowanie, które poprawi przejrzystość Twojej wiadomości. Warto użyć również akapitów. Pamiętajmy, że jest to oficjalny e-mail, więc omijamy używanie emotikon oraz skrótów. Przykłady treści:
Zwróć również uwagę na zachowanie poprawności gramatycznej i ortograficznej! Jeżeli nie masz pewności co do zastosowania danego słowa, a w Internecie nie znajdziesz jasnej porady, to lepiej, aby użyć bardziej popularnego słowa, ale w poprawnej formie.
Przed zakończeniem e-maila uprzejmie jeszcze raz podziękuj czytelnikowi i dodaj kilka uprzejmych uwag końcowych. Możesz zacząć od:
Na samym końcu należy się podpisać, w tym celu, wybierz jedną z poniższych opcji:
Unikaj zamknięć typu „Best wishes” lub „Love”, chyba, że z czytelnikiem jesteście zaprzyjaźnieni. Ostatnim krokiem jest dołączenie Twojego podpisu. Podpisz się swoim imieniem i nazwiskiem.
Pamiętaj, że najważniejsze jest to, aby treść była zrozumiała i nie zawierała błędów. Dlatego na koniec, zanim wyślesz wiadomość przejrzyj i sprawdź dobór słów oraz pisownię jeszcze raz, aby upewnić się, że jest naprawdę odpowiednia.
Tytuł: DMSales Product Feedback
Dear Ms. Gosciniewicz
Thank you for contacting DBMS. Your Refer Score review is incredibly helpful for us, as we can enhance the users experience at DMSales. Positive changes will be made from your insight.
As soon as we improve this section, we will inform you. I will look forward to discussing this with you further, after the implementation of some fixes.
Thank you for your consideration
Best regards
DMSales Support Team
Już teraz korzystając z naszego nowego narzędzia Generatora treści wspieranego sztuczną inteligencją (chat GPT) stworzysz maile w 1 minutę we wszystkich językach o dowolnej tematyce. Przekonaj się sam #Nowość Chat GPT w systemie DMSales
Jeśli chcesz realizować wysyłkę oficjalnych maili biznesowych, skorzystaj z systemu DMSales. Załóż bezpłatne konto i angażuj właściwych kupujących.
To może Cię zainteresować:
Przeczytaj więcej z tej kategorii