Jak rozwijać sprzedaż, kiedy nie masz na to czasu? - outsourcing prospectingu

To pytanie spędza sen z powiek wielu prezesom i managerom. Zdecydowanie jest to temat na bardzo grubą książkę. W tym artykule postaram się wyjaśnić co możecie zrobić i jakie drogi wybrać, aby dojść do celu. Zacznijmy od krótkiego odświeżenia podstaw.

Jakie są pierwsze oznaki, że brakuje Ci czasu na prospecting?

Zaczynasz biznes, zdobywasz pierwszych klientów. Najczęściej są to osoby z Twojego networku – znajomi lub polecenia. Jest to wspaniała baza, żeby zacząć. Po jakimś czasie jednak zauważasz, że mimo ich stabilnej sytuacji nie pozwolą Ci się dalej rozwijać. Strach pomyśleć, co jeśli któregoś zabraknie. Wtedy sytuacja może zrobić się nieciekawa.

A może prowadzisz już dojrzały zespół sprzedaży? Być może czujesz, że działacie w trybie ciągłej walki – jak nie o podpisanie umowy, to o klientów? Często tak jest, kiedy nie macie procesów pozyskiwania klientów. Handlowcy ciągle muszą balansować swoim czasem pomiędzy dbaniem o aktualnych klientów, a szukaniem nowych. To często odbija się na jakości obsługi, a ilość potencjalnych klientów jest bardzo nieprzewidywalna.

Takich przykładów, które mógłbym mnożyć na podstawie tego, co widzę u naszych klientów, jest naprawdę wiele.

Dobrym pomysłem na wyjście z tego błędnego koła, czy po prostu rozpoczęcie wzrostu jest prospecting.

Czym w ogóle jest prospecting?

Prospecting to nic innego jak proces poszukiwania i nawiązywania kontaktu z potencjalnymi klientami.

Najczęściej odnosi się on do sprzedaży B2B (Business to Business), w której to poszukujemy osób, które chcemy potencjalnie zainteresować naszą ofertą.

Natomiast osoby, do których kierujemy ten proces nazywamy prospectami. Są to najczęściej adresaci naszych działań, którzy mogą się zamienić w potencjalnych klientów.

Co się składa na proces pozyskiwania klientów?

Wiesz już czym jest prospecting. Teraz przyjrzyjmy się poszczególnym etapom, jakie wchodzą w proces prospectingu:

określenie grupy docelowej
zebranie konkretniejszych danych o firmach z tej grupy
zrozumienie w jaki sposób moje rozwiązanie ułatwi biznes klientowi
określenie kto w danej firmie jest osobą decyzyjną w Twoim obszarze (nie zawsze jest to prezes ;))
określenie, dlaczego te osoby mają kupić ode mnie
wybranie kanałów jakimi będziesz się z tymi osobami próbował skontaktować
znalezienie danych kontaktowych do potencjalnych kupujących
przygotowanie komunikacji, którą będziemy kierować do prospectów
ostatecznie rozpoczęcie nawiązywania kontaktów z potencjalnymi osobami
optymalizacja działań na podstawie wyników.

Jak widzisz, poszukiwanie potencjalnych klientów wymaga dużo pracy. Co więcej jest to obarczone ryzykiem.

Jeśli niedokładnie określisz grupę docelową, zbierzesz nieprawidłowe dane, źle określisz kto podejmuje decyzje albo wybierzesz nieodpowiedni kanał to całą pracę będziesz musiał powtarzać od nowa.

Wiąże się to z utratą części środków jakie zainwestowałeś – czy to czas, czy pieniądze. Dlatego każdy z tych podpunktów jest szalenie istotny.

Wyróżniamy kilka popularnych sposób kojarzonych z prospectingiem, takie jak: cold mailing, social selling czy cold calling. Dzisiaj chcę się skupić na sposobie, z którego korzystamy na co dzień. Odpowiednio wykorzystany potrafi przynieść naprawdę świetne rezultaty. Mowa o cold mailingu.

Co to jest cold mailing?

Cold mail to dotarcie do naszego prospecta wiadomością e-mail. Jest on jednym z niedocenianych kanałów pozyskiwania klientów.

Zresztą nic dziwnego. Widziałem w swoim życiu dużo cold maili i niestety znakomita większość jest przygotowana źle.

Co najczęściej znajduję w takich wiadomościach?

mało interesująca treść
brak podpisu albo stopki (sic!)
długie elaboraty, których nikt nigdy nie przeczyta
elementy graficzne, które z wiadomości robią ulotkę
brak odniesienia się do wyzwań i problemów prospecta
To wszystko sprawia, że część osób negatywnie postrzega cold mailing.

A co jeśli zrobilibyśmy to dobrze, pokazaliśmy realne zrozumienie wyzwań naszych prospectów i wyjaśniliśmy w jaki sposób możemy im pomóc? Wtedy zyskujemy wspaniałe narzędzie, które:

nie wymaga natychmiastowej reakcji – na maila można odpisać wieczorem, nie wyrywa nas z ważnego spotkania
nadaje się do budowania świadomości marki wśród konkretnych osób podejmujących decyzje
pozwala na skuteczne budowanie relacji biznesowych
mamy zbudowany powtarzalny i skalowalny proces pozyskiwania klientów
służy jako źródło nowych potencjalnych klientów

Wiadomo, że jako specjalista w swojej dziedzinie, nie możesz znać się na wszystkim. Masz też ograniczone zasoby czasowe. Nawet jeśli jesteś bardzo interdyscyplinarny, to nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego sam z zachowaniem najlepszej jakości.

Dlaczego warto zainteresować się agencją od prospectingu?

Zatrzymajmy się w obrębie działań cold mailingowych. Jak widzieliście w poprzednim akapicie, ilość ważnych zadań przed samym rozpoczęciem kontaktu jest bardzo duża.

Złe rozpoczęcie i błędne założenia potrafią doprowadzić do przepalenia olbrzymiej ilości czasu i pieniędzy. Przyjmując jednak, że macie wiedzę na temat tego:

kto jest Waszym klientem,
jakie są Wasze przewagi konkurencyjne,
jakie wyzwania mają Wasze prospecty,
w jaki sposób się z nimi komunikować,

to można powiedzieć, że jesteście „good to go”.

Tylko co z kwestią wdrożenia i egzekucji?

Wdrożenie działań prospectingowych tam, gdzie wcześniej były wykonywane „z doskoku” jest po prostu trudne. Nie tylko pod kątem czasowym i finansowym, ale także z perspektywy przekonań i podejścia zespołu.

Podobnie to wygląda w sytuacji, gdzie nie posiadasz zespołu sprzedażowego. Prawdopodobnie sam jako właściciel jesteś odpowiedzialny za pozyskiwanie potencjalnych klientów. Zajęcie się prospectingiem nie sprawi, że inne obowiązki znikną – wręcz przeciwnie. Będziesz musiał zainwestować w to kolejne godziny swojej pracy.

Takie sytuacje często widzimy u naszych klientów. Mają dobre intencje i wydaje im się, że wszystko zaplanowali i opisali. A jednak efektów nie ma. Niestety po ok. 1-2 miesiącu dochodzą do wniosku, że to nie działa i wracają do punktu wyjścia.

Jakie korzyści płyną ze współpracy z agencją?

Wiesz już, że przygotowanie kampanii cold mailingowej nie trwa 5 minut i potrzebujesz do tego odpowiednich zasobów. Co w takim razie możesz zyskać, dzięki współpracy z agencją?

Oto kilka najważniejszych korzyści:

1.Oszczędzony czas

Jeżeli nigdy wcześniej nie był prowadzony prospecting w Waszej firmie, to zbudowanie listy firm do kontaktu, oraz samo działanie zabierze dużo czasu.

Warto zaznaczyć, że w prospectingu kluczowa jest systematyczność. Nie możemy się zatrzymać po jednym telefonie lub mailu.

2.Oszczędzone pieniądze

To jest wielowymiarowy punkt, z jednej strony, jeśli zdecydujesz się przeznaczyć na prospecting swój czas lub czas swojego zespołu to umówmy się – każda godzina kosztuje.

Przede wszystkim, jeśli tak jak wspominałem wcześniej, nie macie jako firma dużego doświadczenia albo jest to wasze pierwsze zetknięcie z prospectingiem, to ilość tych godzin będzie znacznie większa zanim zobaczycie efekty.

Z drugiej strony możesz zatrudnić osobę, która będzie zajmowała tym na pełen etat – nie jest to zła opcja. Musisz jednak wziąć pod uwagę wszystkie koszty zatrudnienia, zapewnienia narzędzi, które też, jeśli działają dobrze to nie są najtańsze, a także czas na wdrożenie.

Jeśli zależy Ci na jak najszybszym rozpoczęciu działań prospectingowych, w dodatku nie obarczając się mnóstwem spraw do dopilnowania – to agencja zdecydowanie jest najlepszym wyborem.

3.Morale Twoje i zespołu

Działania prospectingowe potrafią być męczące. Próba kontaktu, nieprzychylne odpowiedzi, często słyszane i czytane ,,nie” potrafi znacznie obniżyć chęci do pracy.

Zwłaszcza wśród doświadczonych handlowców, którzy mogliby w tym czasie skupić się na rozmowach z osobami, które chcą w ogóle porozmawiać i poznać szczegóły Waszej propozycji.

Jeśli dotychczas pracowaliście przede wszystkim na leadach, to wejście w prospecting na pełnych obrotach może zdecydowanie odbić się na zaangażowaniu i podejściu do pracy.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze agencji?

Jeśli w przytoczonych przykładach widzisz sytuacje zbliżone do tych z Twojej codzienności i faktycznie myślisz sobie ,,Może ta agencja nie byłaby taka zła, ale jak tu wybrać dobrą?” to mam dla Ciebie kilka porad.

1.Podejście do Ciebie podczas pierwszych spotkań

Jeśli podczas spotkania sprzedażowego reprezentant agencji nie zada Ci pytań, które mogłyby pomóc mu zrozumieć Twój biznes – powinna Ci zapalić się czerwona lampka. Każdy biznes ma innych klientów idealnych, każdy ma swoje przewagi konkurencyjne, kluczowym jest, aby je zrozumieć. Bez tego – tak jak wspomniałem wcześniej efekty takiej kampanii mogą być mizerne.

2.Sposób prowadzenia kampanii

Czy agencja skontaktuje się z potencjalnymi klientami w Twoim imieniu? Jak będzie wyglądała treść cold maila, jaka stopka, jaki tytuł? Czy maile, które zostaną wysłane będą wyglądały schludnie i wzbudzały zaufanie, czy będą może ciągiem znaków z podpisem ,,Jan Kowalski”? Czy kampania będzie prowadzona z rozgrzanych skrzynek? Jak firma podchodzi do RODO? Są to bardzo ważne kwestie, które warto wyjaśnić już na początku.

3.Transparentność

Jeżeli decydujesz się zlecić zewnętrznej firmie pracę dla Ciebie, nie powinieneś się zgadzać na żadne ,,wewnętrzne know-how” i ,,tajemnice przedsiębiorstwa”. Absolutną podstawą powinna być lista firm z jakimi skontaktuje się w Twoim imieniu agencja. Powinieneś też wiedzieć dokładnie co w swojej komunikacji chce ona przekazać. To ostatecznie Twoja marka w Internecie.

4.Jak ma wyglądać współpraca w trakcie kampanii

Dowiedz się dokładnie w jaki sposób leady będą trafiać do Ciebie, czy to będą osoby już zainteresowane? Nie zgadzaj się na przesyłanie jednorazowo leadów, np. z całego tygodnia.

W przypadku takich kampanii czas odpowiedzi jest kluczowy, po kilku godzinach szansa na przejście do kolejnych kroków jest mała, po kilku dniach równie dobrze leada można skreślić.

5.Raportowanie

Rozwinięciem tego punktu jest również określenie do jakich statystyk będziesz miał dostęp. Ważna jest możliwość poznania jak wygląda Open Rate, Respond Rate, ile mamy odpowiedzi pozytywnych, ile negatywnych, ile wiadomości zostało wysłane. Idealną sytuacją jest kiedy masz swojego opiekuna po stronie agencji, który jest do Twojej dyspozycji.

Jakie mamy podejście do prospectingu w GetSales?

Na rynku istnieje wiele agencji specjalizujących się w generowaniu leadów, ale GetSales posiada naszą rekomendację. Zwraca na siebie uwagę wyjątkowym podejściem, które odróżnia je od konkurencji. Ich innowacyjne strategie i indywidualne podejście do każdego klienta sprawiają, że nie tylko skutecznie pozyskują potencjalnych klientów, ale także pomagają w budowaniu trwałych i wartościowych relacji z nimi.

Zawsze bliższe nam było przysłowie ,,practise what You preach” niż ,,szewc bez butów chodzi”. Mam tutaj na myśli to, że sami korzystamy z naszych rozwiązań i sprawdzonych narzędzi.

Mamy więc pewność, że są skuteczne. Podobną opinią podzielić się może wiele współpracujących z nami firm. Do rzeczy jednak – jak wygląda nasz proces?

Na początku przeprowadzimy z Tobą rozmowę, żeby poznać Twoje oczekiwania. Na tym etapie sprawdzamy też czy jesteśmy w stanie pomóc Ci z Twoim wyzwaniem. Określamy do kogo chcesz trafić i kto jest Twoją grupą docelową.
Jeszcze przed rozpoczęciem współpracy przygotujemy bezpłatną analizę potencjału – dzięki której dowiesz się, ile na rynku jest firm, do których chciałbyś realnie trafić. Dzięki temu masz pewność, że Twój rynek nie jest za wąski, żebyśmy współpracowali.
Pierwszym krokiem po rozpoczęciu współpracy jest warsztat strategiczny, na którym pracujemy nad Twoimi przewagami konkurencyjnymi oraz opracowujemy wspólnie plan na całą kampanię.
Następnie przedstawiamy Ci opiekuna projektu, który będzie czuwał nad powodzeniem całego przedsięwzięcia.
Przeprowadzamy warsztat z zespołem odpowiedzialnym za sprzedaż – pokazujemy w jaki sposób z nami pracować, żeby wynieść z tego jak najlepsze efekty, dodatkowo omawiamy główne założenia i dobre praktyki w pracy z leadami co znacząco wpływa na konwersje w kolejnych etapach.
Przygotujemy listę firm zgodnie z opracowanymi wcześniej kryteriami na warsztacie. Jeśli jakieś firmy z tej listy są już w Twoim lejku – w to miejsce znajdziemy inne. Taka lista jest przedstawiana zawsze do akceptacji i zostaje z naszymi klientami
Przygotujemy całą komunikację w oparciu o wyzwania Twoich potencjalnych klientów
Rozpoczniemy kampanię i na bieżąco będziemy informować Cię o rezultatach. 😊

Uwaga – to nie koniec! Jeśli Twój:

CRM potrzebuje poukładania na nowo albo nie masz go w ogóle,
proces sprzedaży jest spisany, ale nikt go nie przestrzega,
zespół sprzedażowy przeprowadza spotkania, ale nie ma z tego efektów jakich byście oczekiwali

to w tych zagadnieniach również wspieramy naszych klientów. 😊

Jeżeli myślisz, że możemy Ci pomóc – skontaktuj się za pomocą formularza – tutaj.

Ile kosztuje prospecting?

Obliczanie kosztu jednego leada to temat na zupełnie osobny artykuł. Są branże, gdzie koszt pozyskania potencjalnego klienta będzie wynosił sto złotych, są też takie, gdzie będzie on kosztować nawet kilka tysięcy. W zależności od długości kampanii, ilości osób do skontaktowania, ilości rynków zagranicznych czy handlowców w projekcie standardowe widełki cenowe zaczynają się od około 5000 zł netto na miesiąc.

Waszej ocenie pozostawiam odpowiedź czy to dużo czy mało, żeby jednak ją ułatwić polecam zadać sobie kilka dodatkowych pytań:

jak długi czas mija od pierwszego kontaktu do podpisania umowy z klientem
jak długo zostają z nami klienci
ile średnio miesięcznie zostawia u nas jeden klient
ile czasu zajmuje nam znalezienie potencjalnego klienta
ile może mnie kosztować nieudana rekrutacja, jeśli chciałbym zacząć taki proces wewnętrznie

Nie jest to rozwiązanie dla każdej firmy, ale tak jak wspomniałem wcześniej – zawsze kierujemy się dobrem naszych klientów. Jeśli widzimy, że dane rozwiązanie nie ma szans się sprawdzić – damy Ci znać.

Podsumowując, teraz już wiecie, jak istotny jest prospecting w rozwoju Waszego biznesu, szczególnie w kontekście sprzedaży B2B.

Mam nadzieję, że podane przeze mnie przykłady i informacje ułatwią Wam odpowiedź na pytanie ,,Co dalej z prospectingiem w mojej firmie?”. Jeśli mielibyście dodatkowe pytania to serdecznie zapraszam do kontaktu. 😊