Prognozowanie sprzedaży: kluczowa umiejętność w zarządzaniu przedsiębiorstwem i finansami

Efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem i finansami wymaga wdrożenia prognozowania sprzedaży, które pozwoli Ci przewidzieć przyszłe wyniki i liczbę nowych klientów. Następnym krokiem jest monitoring trafności prognozy poprzez obserwację liczby pozyskiwanych leadów i przychodów. W tym artykule przedstawię Ci metody i narzędzia, które ułatwiają przygotowanie prognozy sprzedaży oraz analizę jej skuteczności.

Spis treści:

Dlaczego warto prognozować sprzedaż?
Jakie elementy zawiera prognozowanie sprzedaży?
Metody prognozowania sprzedaży produktów lub usług
Przeszkody związane z prognozowaniem sprzedaży
Za pomocą jakich narzędzi prognozować sprzedaż?
Podsumowanie

Dlaczego warto prognozować sprzedaż?

Prognozowanie sprzedaży pomaga w zarządzaniu zasobami firmy. Dzięki niemu możliwe jest ustalenie priorytetów dla działów marketingu i sprzedaży, wysokości budżetu na reklamę, przewidywanej liczby leadów, przychodu oraz niezbędnej liczby osób w zespole umożliwiającą obsługę klientów.

Prognozowanie sprzedaży pozwala ustalić:

• Plan sprzedaży
• Budżet i jego zaplanowanie
• Potrzebne zasoby ludzkie
• Cele dotyczące sprzedaży
• Aktualny cennik

Przygotowana prognoza sprzedaży umożliwi porównanie, czy osiągane aktualnie wyniki są spójne z zakładanymi przewidywaniami. Kiedy okaże się, że w danym miesiącu skuteczność zamykania transakcji spadła o 40%, jest to ważny sygnał do znalezienia przyczyny spadku. Powód można znaleźć wewnątrz firmy lub w jej otoczeniu. Wczesne rozpoznanie determinantu umożliwia szybką reakcję i zapobiega dalszemu generowaniu strat.

Jakie elementy zawiera prognozowanie sprzedaży?

Prowadzenie firmy wymaga uwzględnienia czynników dotyczących aktualnych warunków gospodarczych, informacji na temat wprowadzanych zmian prawnych w niedalekiej przyszłości oraz prawdopodobieństwa wystąpienia elementów mogących utrudniać prowadzenie działalności.

Istotne elementy, które uwzględnia prognoza to:

Czynniki wewnętrzne:

• wysokość cen w odniesieniu do oferty innych firm z branży;
• jakość produktów lub usług w porównaniu z konkurencją;
• ilość wykonywanych działań marketingowych i sprzedażowych;
• liczba zatrudnianych osób w działach marketingu, sprzedaży i obsługi klienta;
• poziom motywacji zespołów sprzedaży i marketingu oraz satysfakcja z pracy w Twojej firmie;
• rotacja pracowników;
• jakość zarządzania personelem i danymi;
• automatyzacja procesów w firmie;
• wykorzystanie narzędzi wspierających pozyskiwanie klientów, analitykę lejka sprzedaży, marketing i sprzedaż;
• dopasowanie komunikatów, reklamy i promocji do grupy docelowej;
• czas odpowiedzi na wiadomości i realizacji zamówień
• liczba leadów w lejku sprzedażowym
• na jaki czas zostały zawarte umowy z klientami

Czynniki zewnętrzne

• ceny i jakość produktów konkurencji;
• działania marketingu, sprzedaży, obsługi klienta w innych firmach z branży;
• opinie klientów dotyczące dostarczanych rozwiązań i Twojej firmy;
• lojalność i liczba stałych klientów;
• stabilna pozycja dostawców i kontrahentów;
• zmiany w zakresie prawa i gospodarki wpływające na ceny, koszt prowadzenia firmy, utrudnienia wpływające na prowadzenie działalności, czy pozyskiwanie zasobów do produkcji;
• trendy na polskim i zagranicznym rynku oraz aktualny popyt.

Metody prognozowania sprzedaży produktów lub usług

Prognozowanie szeregów czasowych

Metoda, która polega na analizie danych z przeszłości i wykonywaniu na ich podstawie przybliżonej prognozy wyników w kolejnych okresach.

Metody heurystyczne

Kiedy nie możesz posłużyć się danymi historycznymi, bazuj na doświadczeniach, spostrzeżeniach, wiedzy i intuicji osób zaangażowanych w przygotowanie prognozy sprzedaży. Jedną z odmian metody heurystycznej jest metoda delficka, która polega na wykorzystaniu anonimowych ankiet wypełnionych przez niezależnych ekspertów. Uzyskane w ten sposób dane są porównywane i na ich podstawie, zgodnie z opiniami większości ankietowanych dokonywana jest prognoza sprzedaży.

Badanie rynku

Ta metoda zapewne jest Ci znana. Na podstawie odpowiedzi udzielonych przez grupę potencjalnych klientów w czasie spotkania lub w formie ankiety, określa się ich gotowość do zakupu oraz analizuje spostrzeżenia i wątpliwości.

Prognozowanie analogowe

Założeniem przy tej metodzie prognozowania jest w pierwszej kolejności analiza oferowanej usługi lub produktu wraz z danymi, które firma uzyskała na temat sprzedaży. Następnie ustala się z wykorzystaniem dostępnych informacji, w jaki sposób rynek może zareagować na nowy, podobny produkt.

Niezbędne elementy do prognozowania sprzedaży B2B

Najważniejszymi elementami dotyczącymi sprzedaży jest skuteczność sprzedaży handlowców, okres trwania umowy i liczba pozyskiwanych leadów.

Prognoza powinna określać źródła klientów i ich efektywność. Ich składowymi są: prospecting, reklamy, strona internetowa, polecenia.

Istotnym elementem jest też analiza poszczególnych etapów lejka sprzedażowego. W DMSales określisz poszczególne elementy ścieżki konwersji jako status.

Prognozowanie długości cyklu sprzedaży – średnio ile czasu jest potrzebne od pierwszego kontaktu do uzyskania statusu klient, ile osób jest zaangażowanych w proces zakupu?

Prognozowanie na etapie szans sprzedaży – jaka część spośród kontaktów zaklasyfikowanych jako szansa sprzedaży zostaje Twoim klientem?

Prognozowanie regresji klientów – ilu jest aktualnie stałych/powracających klientów?

Prognozowanie na podstawie przypisywanych wartości sprzedaży – jakie aktualnie wartości są przypisane do poszczególnych kontaktów i na jakim etapie lejka się znajdują?

Prognozowanie w oparciu o dane historyczne – wszystkie aktualne dane możesz odnieść do poprzednich okresów. Jeżeli wyniki są zbliżone, istnieje duże prawdopodobieństwo, że tendencja pozostanie stała.

Przeszkody związane z prognozowaniem sprzedaży

Podczas wykonywania prognoz sprzedaży najczęstszym problemem uniemożliwiającym dokonanie trafnej symulacji jest brak danych historycznych. Dane też mogą być dostępne, ale niekompletne. Prognozowanie sprzedaży może również utrudnić brak umiejętności analizy danych oraz ich rozproszenie i nieuporządkowanie. Podczas tworzenia prognozy sprzedaży, narzędzia online pozwalają zgromadzić istotne dane dotyczące klientów w jednym miejscu.

Za pomocą jakich narzędzi prognozować sprzedaż?

Excel

Wpisując dane do programu stworzonego przez Microsoft, przygotujesz analizę pozwalającą dostrzec zachodzące tendencje. Dodaj dane historyczne z poprzednich okresów, by uzyskać wyniki przewidywane w przyszłości. W tym celu wykorzystaj funkcje prognozowania szeregów czasowych. W ten sposób otrzymasz informacje, umożliwiające planowanie sprzedaży.

Jest jedno ale… Żeby przygotowana prognoza była trafna, dane powinny być kompletne i zgodne z rzeczywistością. Jeżeli Twoi pracownicy wpisują informacje do Excela, które później są zbierane i przedstawiane w jednym pliku, nie masz możliwości weryfikacji, czy zostały wcześniej rzetelnie wypełnione oraz, czy nie wkradł się żaden błąd podczas przepisywania.

Kiedy używasz systemu CRM, znacznie łatwiej jest kontrolować, czy dane są uzupełniane na bieżąco oraz monitorować ich poprawność. Unikasz też ryzyka utraty pliku.

System DMSales

Jeżeli do tej pory wcześniejsze prognozy sprzedaży w Twojej firmie nie były trafne z powodu braku wystarczającej ilości danych, teraz możesz to zmienić. Z DMSales zgromadzisz informacje o Twoich klientach z różnych źródeł w jednym systemie CRM. Jego funkcje umożliwią rozdzielenie pozyskanych kontaktów, tak by uwidocznić informacje dotyczące ich źródeł, zweryfikować aktualną liczbę klientów na poszczególnych etapach lejka sprzedażowego, dodać ważne informacje o klientach oraz zaobserwować zachodzące zmiany procentowe (przyrost lub spadek zainteresowania) w wybranych przez siebie okresach – do 90 dni.

Wyniki pracy handlowców wraz z danymi klientów, dodawanymi notatkami i nagrywanymi rozmowami dostarczają pokaźne ilości danych, wskazujących również na aspekty, które zadecydowały o zakupie lub jego braku zakupu.

Dzięki dostępnym informacjom nie tylko usprawnisz aktualne działania, ale i ustalisz cele sprzedaży na podstawie wykonanej prognozy, skuteczność działań sprzedażowych oraz jakość pozyskiwanych leadów.

Handlowcy mogą do każdego z kontaktów przypisywać wartości sprzedaży i przewidywaną datę podpisania umowy. Dzięki czemu w automatyczny sposób ukaże Ci się przewidywany przychód w kolejnych miesiącach. Funkcja wskaże Ci również w czasie rzeczywistym, czy prognoza się sprawdza i umożliwi szybką reakcję, gdyby zaistniała potrzeba wprowadzenia zmian w aktualnych działaniach sprzedażowych.

Podsumowanie

Prognoza sprzedaży pozwoli Ci wskazać pracownikom firmy kierunek prowadzonych prac, uwzględniający warunki wewnętrzne i zewnętrzne, które bezpośrednio wpływają na funkcjonowanie Twojego biznesu. W procesie prognozowania sprzedaży wykorzystaj uporządkowane dane w systemie CRM i na podstawie przypisanych wartości oraz źródeł pozyskanych klientów określ jak w przyszłości będzie przebiegała sprzedaż.

Pracujesz w dziale sprzedaży B2B i chcesz w efektywny sposób zarządzać klientami, lejkiem sprzedażowym i wysokością prognozowanej sprzedaży? Załóż bezpłatne konto w systemie DMSales i zacznij zarządzać kontaktami biznesowymi w jednym narzędziu. Dodawaj statusy sprzedaży do kontaktów i obserwuj zachodzące zmiany, by na ich podstawie tworzyć trafne prognozy sprzedaży.

PRZETESTUJ BEZPŁATNIE