Stopka mailingu – Jak zrobić profesjonalny podpis e-mail

Jaka jest profesjonalna stopka mailingu lub newslettera

Wydawałoby się, że stopka maila, czy samego mailingu to dodatek, który nie jest istotny z punktu widzenia głównego przekazu. Jednak w dobie powszechności mediów społecznościowych jest to bardzo ważny element konstrukcji maila. Z badań przeprowadzonych przez Instytut DBMS (https://instytutdbms.pl/) wśród osób korzystających z maila 97% deklaruje, iż nie dokonuje żadnej interakcji w stosunku do wiadomości od osoby, której nie zna.

Jak zrobić stopkę w mailu?

Wysyłając wiadomość po raz pierwszy oprócz jasnego dla odbiorcy opisu Nadawcy, stopka e-mail mail to nasza wizytówka. To właśnie tam znajdują się informacje na temat wysyłającego oraz link do wypisu. Niektórzy dodają jeszcze inne informacje, jak link do strony regulaminu, polityki prywatności, dane kontaktowe, czy preferencji. Co jest zrozumiałe, gdyż podpis maila rzadko kiedy zmieni się i jest najczęściej stałym elementem w wiadomości. Można śmiało powiedzieć, że jest niejako uproszczonym podpisem cyfrowym listu wysyłanego do odbiorcy. Należy też zauważyć, ze subskrybenci często oczekują obecności tego końcowego fragmentu maila, a także spodziewają się też, że znajdą w podpisie informacje o nadawcy.

Jakie są rodzaje stopek?

Zatem zanim przejdziemy do opisu, jak powinna wyglądać profesjonalna stopka mailowa w dobie social networkingu, poznajmy dwa istniejące rodzaje stopek:

• Stopka w wiadomości prywatnej
• Stopka w newsletterze lub mass mailingu.

W przypadku, gdy rozpoczynamy komunikację bezpośrednią z naszym przyszłym partnerem, dobrze jest dostarczyć pełną informację na swój temat. Szczególnie to bardzo dobra praktyka, jeśli naszym odbiorcą jest przedstawiciel firmy lub organizacji w ogóle. Realizując cold mailing – czyli pisząc wiadomość do osoby, która może nic nie wiedzieć o Tobie, dobrze jest przedstawić się poprzez umieszczenie wiarygodnych linków do zasobów w mediach społecznościowych no i krótkiej informacji o Tobie. (info poniżej)

Rys 1. Przykład stopki z linkami do zasobów w mediach społecznościowych.  

W użytym przykładzie widzimy, że mamy do czynienia z konkretną osobą, pełniącą funkcję zarządczą w firmie. Oprócz tego stopka osobista wskazuje na dodatkowe źródła informacji o działalności gospodarczej. Nie tylko w formie linków, a danych rejestrowych, które można w łatwy sposób skopiować i sprawdzić w sieci. Ciekawym pomysłem jest też dodanie swojego profesjonalnego zdjęcia lub logo firmy, które dodatkowo wpłynie pozytywnie na zainteresowanie Twoim komunikatem.

W przypadku prowadzenia komunikacji poprzez newsletter lub mas mailing stopka mailingowa powinna być bardzo dopracowanym elementem komunikacji, nie tylko pod względem praktycznym ale również prawnym. W dobie funkcjonowania przepisów RODO to ważny element usprawniający realizację obowiązków wynikających z przepisów prawa. A zatem, co w tym przypadku powinna zawierać stopka do mailingu?

W przypadku firmy eBilet Polska sp zoo – oprócz linków do mediów społecznych mamy link do inspektora ochrony danych osobowych oraz link do wypisów, toteż w tym wypadku marka w prosty sposób uwiarygodniła się jak również, dała odbiorcy przestrzeń do dowiedzenia się więcej informacji na temat sposobu przetwarzania danych osobowych.

Rys 2. Przykład stopki zawierającej link do inspektora ochrony danych osobowych oraz link do wypisów.

Co powinien zawierać podpis maila?

Oto jakie dane powinny znaleźć się w treści stopki do massmailingu lub newslettera:

• Dane kontaktowe wysyłającego (w przypadku firm szczególnie: imię i nazwisko, adres siedziby, NIP, REGON, kontakt, adres strony internetowej)
• Informacja, kto jest Administratorem Danych Osobowych
• Informacja o stałym i niezmiennym celu przetwarzania danych osobowych
• Podstawę prawną przetwarzania tych danych
• Jeśli występuje – zamiar przekazania danych innemu podmiotowi
• Informację o prawie odbiorcy do: wglądu do danych, zmiany tych danych lub ich usunięcia, wycofania zgody na przetwarzanie, przeniesienia danych i wniesienia skargi
• Link wypisu lub inną prostą i szybką formę wypisania się z newslettera

Przykładowo w rekomendowanych przez nas newsletterach stosujemy stopkę wiadomości w poniższej postaci:

Administratorem danych osobowych jest firma ………. z siedzibą ………….. o numerze NIP ……….. i REGON ………..

Przetwarzanie danych następuje w celach prawnie usprawiedliwionych, realizowanych przez Administratora Danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W każdej chwili masz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Przysługuje Ci prawo dostępu do swoich danych oraz możliwość ich poprawienia przez kontakt na ………………….

Wniesienie sprzeciwu jest jednoznaczne z wycofaniem zgody na otrzymywanie informacji handlowych i marketingowych.

Kliknij aby wypisać się z newslettera

Pamiętaj:
Skuteczność komunikacji tkwi w jej prostocie. Nie warto przesadzać z ilością kolorów oraz rodzajami czcionek w stopce e-mail. Wszystko powinno być spójne z kolorystyką firmową. Podobnie z treścią – powinna ona być napisana zrozumiałym językiem.
Dane muszą być przede wszystkim aktualne oraz czytelne, dlatego że to one budują zaufanie twojego odbiorcy.

Przekonaj się jak w łatwy i darmowy sposób wygenerujesz z nami stopkę. Wygenerowaną  stopkę, wykorzystaj w kampanii mailingowej.  

Wygeneruj stopkę

Jak wygenerować i wgrać stopkę do platformy DMSales?

1. Kliknij w przycisk „Wygeneruj stopkę” znajdujący się w tym artykule powyżej.

2. W naszym generatorze stopki uzupełnij wszystkie pola i naciśnij przycisk „Pobierz stopkę”.

3. Otwórz plik html i skopiuj całość razem z obrazkami.

4. Wklej całość razem z obrazkami do wiadomości znajdującej się w zakładce „Automatyzacje” w podsekcji „Twórz treści”

Jeśli chcesz użyć stopki do masowych wysyłek za pomocą naszego narzędzia DMSender, zrobisz to w analogiczny sposób.

5 dobrych praktyk budowania profesjonalnej stopki do mailingu:

1. Ułatwiaj kontakt – Zawsze sprawdzaj, czy adres umieszczony w stopce nie zawiera błędów. Weryfikuj także czy linki do Twoich kanałów kontaktu działają i wstaw link do zarządzanych przez ciebie kanałów społecznych.
2. Dodawaj wyróżnienia – Jeśli dostałeś nagrodę lub wyróżnienie, ktoś o Tobie napisał, o Twoim przedsięwzięciu to warto to pokazać. Szczególnie, że dodawanie osiągnięć na pewno pozytywnie wpływie na twoją wiarygodność.
3. Pokazuj dodatkowe usługi – W przypadku sklepów internetowych i biznesów opartych o kanały cyfrowe warto zwrócić uwagę klientom na dodatkową usługę dającą wartość np. darmowa dostawa, szczególnie warto ten fakt dodać w transakcyjnych mailach.
4. Dawaj dodatkową wartość odbiorcy – Kierując do darmowych narzędzi lub informując o istotnych wydarzeniach z punktu widzenia odbiorcy komunikatu. np. Ryanair dodaje warunki pogodowe dynamicznie pobierane z serwisu AccuWeather.
5. Testuj stopkę wiadomości – Na wszystkich klientach do mailingu, dzięki czemu masz pewność, iż komunikat jaki skierowałeś do odbiorców będzie czytelny.

Podsumowując, stopka do mailingu jest ważnym narzędziem marketera B2B i znacznie może poprawić wiarygodność jak również wspierać budowanie relacji. W przypadku sklepów internetowych profesjonalny podpis daje na pewno dodatkową wartość dla odbiorcy. Nie tylko jest ważny ze względu na obowiązek prawny, ale również informuje o ważnych wydarzeniach czy usługach.

Mail to nie tylko stopka. Zadbaj o treść wysyłanych maili oficjalnych  w języku angielskim  Jak pisać oficjalne maile po angielsku?

Jeśli już wiesz, w jaki sposób przygotować profesjonalną stopkę mailową, to może zainteresuje Cię przeprowadzenie kampanii, której celem będzie pozyskanie potencjalnych klientów? Załóż bezpłatne konto i przeprowadź kampanię e-mail do 100 kontaktów za darmo.

Testuj bezpłatnie